6 факта за управление на документи, които всеки трябва да знае

2101
6 факта за управление на документи, които всеки трябва да знае

Чудили ли сте се понякога какво е въздействието на работата Ви с документи върху Вашия ежедневен живот?

От липсващи документи до грешки, появили се във важни договори и предложения – документите могат да създадат доста мъки на офис служителите, където и да било. Има много скрити предизвикателства, с които бизнесът трябва успешно да се справя. Тук са разкрити едва някои от тях.

1) Половината от времето на офис служителите преминава в създаване и подготвяне на документи.

Ето защо ефективният процес за управление на документи е много важен. Цял куп документи – на хартия, сканирани, PDF файлове – трябва да бъдат добре организирани и да могат лесно да се търсят и използват отново.

2) Над 54 % от служителите в големи организации не разполагат с PDF редактори, достъпни за тях.

А това означава, че всеки път, когато им е нужно да редактират или конвертират PDF документи, те трябва да прекарват времето си в търсене на решение онлайн или да използват всякакви трикове, за да заобиколят проблема. Може би това е причината, поради която...

3) ... 46% от офис служителите срещат трудности при редактиране на PDF документи.

PDF е често срещан формат за документи, така че просто си представете колко време се губи за тази рутинна задача, която е проста, при условие че имаш качествен инструмент под ръка.

4) 77% от офис служителите преписват текст от хартиени документи по няколко пъти на месец или дори по-често.

Това е най-непродуктивната задача и убиец на мотивацията, и точка по въпроса.

5) 4 от 10 офис служители трябва да сравняват текстове на две версии на един и същи документ.

Промените в договори, сертификати, доклади и т.н. обикновено следва да се проследяват и проверяват спрямо оригинала. И все пак проверката ред по ред е доста уморителна, отнема много време и е процес, който не е застрахован от грешки.

6) Времето, загубено по предизвикателства, свързани с документи, струва на организациите най-малко 100 000 лв. на година.

За много мениджъри и професионалисти по снабдяване с ИТ продукти и услуги това е плашеща статистика. Доказалият се практически опит за намаляване на разходите в краткосрочен план няма да помогне на крайния резултат в дългосрочен план.

Тази статистика показва защо предназначеният за производителна работа с документи софтуер като ABBYY FineReader 14 може да облекчи Вашето ежедневие. Това е комплексно решение за справяне с цялото разнообразие от задачи, свързани с документи.

• PDF редактор: редактиране на текстове и снимки, сливане или разделяне на страници, добавяне на коментари и създаване а PDF файлове от всякакви файлове Ь и много други.

• Лесно редактиране на сканирани документи и изображения или конвертиране в Word, Excel, PowerPoint, PDF с възможности за търсене или други формати.

• Сравняване на документи: програмата ще подчертае смислени текстови разлики между две версии на един документ, дори и ако те са в различни формати (например PDF и сканирано копие).

Изтеглете FineReader 14 безплатно за пробен период, за да увеличите продуктивността на Вашия офис още днес.

Най-четени статии

Facebook Коментари

Добави коментар

Екипът на Profit.bg Ви благодари, че използвате кирилица за вашите коментари.
В случай, че коментарът Ви съдържа нецензурни квалификации и лични нападки или обиди на расова, сексуална, етническа или верска основа, той ще бъде изтрит от модератора на сайта.

Коментари

nggbirl37
# 0
13:11 | 30 November 2017
Hello. And Bye.
Абонирайте се за електронния
информационен бюлетин на Profit.bg