8-те най-груби грешки, които можете да допуснете в имейлите си

2617
8-те най-груби грешки, които можете да допуснете в имейлите си

© Pixabay.com

Чувстваме се виновни, когато изпращаме имейл с правописни и печатни грешки, но понякога грешките са малко по-смушаващи. Например, изпращане по погрешка на имейл до неправилния човек.

Малка печатна грешка може и да не бъде забелязана, но е доста очевидно, когато по невнимание изпратите на целия офис изискванията си за храната за коледното парти. Тези грешки могат да бъдат особено дразнещи и потенциално да ви навредят, ако кандидатствате за нова работа и опитвате да направите добро първо впечатление.

Какво трябва да направите, ако допуснете грешка с имейла си? Business Insider прави допитване сред експерти по човешки ресурси за най-сериозните грешки, които човек може да допусне в имейл, и как да бъдат поправени, ако е твърде късно.

1. Натискате по  невнимание „отговори до всички“

Вместо да отговорите на един човек, по невнимание изпращате имейл до всички в офиса за събитие или мнение за предстоящо парти. Това е много досадно, така че веднага изпратете друг имейл, в който казвате, че не сте искали да изпратите предишния до всички и не правете нищо повече.

Но ако работите в голяма компания, това може да е нещо повече от лека досада. Например, през ноември 2016 г. служители на Националната здравна служба на Великобритания изпратиха тестови имейл до абсолютно всички, или по-точно 1.2 милиона души. Някои от служителите отговориха до всички с въпрос какво се случва, в резултат на което имейл системата се срина.

2. Написали сте погрешно име

Изписването на грешно име може да е голям грях. Според Емили Гортън, HR асистент в туристическата агенция Powder Byrne, няма извинение, особено когато името на човека е написано преди това.

„Според мен това издава липса на интерес и внимание към детайлите. Подобна грешка може да промени мнението ми за хората“, отбелязва Гортън. Най-доброто нещо, което можете да направите в подобна ситуация, е да се извините възможно най-скоро, дори това да означава да изпратите веднага втори имейл, казва Гортън.

Найджъл Парслоу, управляващ директор на агенцията за подбор на персонал Harvey Nash, казва пред Business Insider: „Винаги четете имейла си и проверявайте данните на получателите“ точно толкова усърдно, колкото правописа и съдържанието на самия имейл.

3. Натиснали сте „изпрати“ прибързано



На всички ни се е случвало да изпратим имейл по-рано. Понякога това е очевидно за получателя, но в други случаи може да изглеждате глупаво. Според Парслоу натискането на „изпрати“ по-рано обикновено е резултат от прибързаност.

„Това е проблем, особено когато бързате или пътувате и използвате смартфона си в клатушкащ се влак. В тези случаи човек опитва да завърши имейла си, преди да се качи“, казва Парслоу. Ако ви се случи това, винаги трябва да изпращате колкото се може по-малко имейли, съветва Гортън.

„Случват се грешки и никой не е застрахован от тях“, казва експертът и допълва,че в такава ситуация трябва да изпратите само един имейл, вместо да заливате хората с имейл, в който съжалявате за инцидента, последван от друг имейл, в който дописвате съдържанието на първото изпратено писмо. „Когато получавате стотици имейли на ден, е дразнещо да получите три-четири един след друг от един и същи човек“, категорична е Гортън.

За да избегнете подобна конфузна ситуация, изчакайте, докато пристигнете на стабилно място, и тогава изпратете имейла си.

4. Дума, която се самокоригира по странен начин

Гортън казва, че трябва да се извините, веднага щом разберете, че сте направили правописна грешка или сте видели, че дума се е самокоригирала по смущаващ начин.

„Бих посъветвала кандидатите за работа да не изпращат имейли от телефона си. Ако кандидатствате по телефона си, това внушава, че не влагате време и усилия в кандидатурата си и че вероятно правите няколко неща едновременно. Това не е добро първо впечатление, тъй като според мен кандидатурите трябва да бъдат добре обмислени“, казва Гортън.

Според нея изпращането на имейл, без да сте проверили правописа, граматиката и автокорекциите, издава липса на внимание към детайлите.

5. Малко невнимание и можете да бъдете разбрани неправилно



Това отново може да се избегне, ако спрете и помислите какво сте написали. Добре е да го прочетете внимателно, поне два пъти.

„Точността и качеството са под риск, когато хората работят припряно. Още няколко минути за обмисляне на съдържанието, тона на писмото и как ще бъде прочетено са голяма инвестиция, тъй като след изпращането на имейла посланието ще бъде интерпретирано така, както е написано, от получателя“, казва Парслоу.

Всичко, което се случва онлайн, може да бъде достъпно отново, така че е важно да изпратите повторен имейл, ако има вероятност получателят да изтълкува нещо погрешно. „Ако знаете, че сте изпратили подобен имейл, без да искате, винаги е по-добре да коригирате и да се извините“, казва Парслоу.

6. Изпратили сте целувка на шефа си

Това зависи от работната ви среда и колко сте близки с шефа си. Понякога може да е много уместно, в други случаи – не. Но експертите препоръчват или да го обърнете на смях, или да се правите, че не се е случило. Всички използват целувки на определен етап, така че е малко вероятно шефът ви да се засегне, ако изобщо забележи.

Ако отговори с целувки, най-добре игнорирайте, ако не търсите преднамерено вниманието му. Освен това е добре да помислите колко дълеч може да стигне имейлът ви. „Подобен имейл лесно може да бъде изпратен до по-голяма общност от нежелани получатели, които могат да навредят на реномето ви“, предупреждава Парслоу.

7. Прикачили сте погрешния файл



Хората, на които им се е случвало да кръщават файловете си с банални имена, вероятно са се сблъсквали с този проблем. Например, през 2015 г. жена изпрати по погрешка до потенциален работодалел рецепта за говеждо с чили на Джейми Оливър вместо CV-о си.

Как се справяте с подобна ситуация зависи от това доколко смушаващо е съдържанието на прикачения имейл. Дали е друг Word документ или ваша снимка по бельо? Просто извинение чрез имейл би трябвало да е достатъчно, ако не сте прикачили нещо наистина лошо. В такъв случай незабавно телефонно обаждане вероятно е най-доброто решение.

„Много често мисля кой е най-добрият избор – последващ имейл или дори незабавно телефонно обаждане, за да обясните какво ще отвори получателят. Ние наемаме над 100 служители, които работят за нас в ски курорт през февруари и малки грешки водят до отхвърляне на кандидатурата. Една от общите характеристики, които хората пишат в CV-а си, е внимание към детайлите, така че всичко трябва да се забелязва“, казва Гортън.

8. Кандидатствате за позиция, която не съществува

Според Гортън хората често кандидатстват за работа на няколко места едновременно и в крайна сметка посочват позиции, които не съществуват. Ако сте изпратили имейл и дори не сте посочили името на позицията правилно в събджект полето, това няма да направи добро впечатление.

Кой е най-добрият край на имейл, за да получите отговор Завършвайте с благодарност, съветват експерти

„Моят съвет е да проверявате имейлите си внимателно, преди да ги изпратите. Ако им отделяте достатъчно време, това доказва, че сте организиран и прилежен. Случват се грешки, но след като сте забелязали, опитайте да бъдете честни и да не ги допускате отново“, съветва Гортън.

Ако сте достатъчно бързи, вече имате възможност да натиснете undo в Gmail, но имате само 30 секунди да осъзнаете, че сте сбъркали. Грешките не са краят на света, но е по-добре да ги поправите, отколкото да ги игнорирате.

„Мисля, че най-добре е да не игнорирате грешките, които допускате, когато изпращате имейл на нова компания за дадена позиция. Ако се правите, че това не се е случило, значи не осъзнавате, че създавате лошо първо впечатление, а това е достатъчно кандидатурата ви да бъде отхвърлена“, казва Гортън.

Подобни статии

Най-четени статии

Facebook Коментари

Добави коментар

Екипът на Profit.bg Ви благодари, че използвате кирилица за вашите коментари.
В случай, че коментарът Ви съдържа нецензурни квалификации и лични нападки или обиди на расова, сексуална, етническа или верска основа, той ще бъде изтрит от модератора на сайта.

Абонирайте се за електронния
информационен бюлетин на Profit.bg