Това е ситуация, с която повечето служители са запознати – прекарвате все повече време на бюрото си, но имате усещането, че вършите по-малко неща.

Часовете се проточват, списъкът ви със задачи за вършене нараства и сте изправени пред бъдеще, в което можете да се откажете от жилището си и просто да започнете да държите четка за зъби и чехли в служебното си бюро. В противен случай никога няма да се справите. Така ли е?

Не е така.

Разбираемо е. Повечето хора смятат, че имат прекалено много неща за вършене на работа и пространствено-времевият континиум не се е променил, дори и когато хората са започнали да използват организационно мотивиращи думи като “мултитаскинг.”

И докато малцина си тръгват в прословутия час, който се споменава в толкова много песни, да стоите пред компютъра и да гледате как минутите се изнизват не е начинът да прогресирате и дори може още повече да изостанете.

“Има няколко причини, поради които работният ни ден се е увеличил,” пише във Forbes консултантът по производителността и автор Джули Моргенстърн.

“Компаниите постоянно се опитват да наемат колкото се може по-малко хора. Нашата роля постоянно се променя, светът се променя, живеем във време на бързи промени – нищо не е ‘бизнес както обикновено.’

Независимо от това в коя индустрия сте или какъв пост заемате, няколко съзнателни решения за това как използвате времето си могат да означават не само по-кратки часове в офиса, но и по-ползотворни.

Можете да започнете с това какво всъщност правите с времето си. Това вероятно ще ви изненада.

Може би продължавате да опитвате да напишете това предложение, но не можете да се сдържите да не проверявате на всеки няколко минути как имейлите ви заливат. Или пък шефът ви постоянно идва при вас и ви дава нови задачи, докато вие се опитвате да изпълните тези, които вече имате.

Или пък се опитвате да работите, докато в същото време се опитвате да следите всичко, което се случва в интернет.

Каквато и да е причината, вършенето на прекалено много неща едновременно може да понижи качеството на вашата работа и да добави няколко часа към работния ви ден.

Щом искате да оптимизирате времето, което прекарвате на работа, ако разберете как всъщност е разпределено, на фона на това какво си мислите, че правите, това би било чудесно начало.

Като за начало Моргенстърн препоръчва да си водите дневник или да използвате подобно онлайн приложение.

Има и допълнително предизвикателство на това да разберете какво правите цял ден. Моргенстър предупреждава, че времето, прекарано в различни видове комуникация (отговаряне на имейли, прослушване на гласова поща, дълги срещи), не се брои.

Вие сте наистина продуктивни, когато сте заети с истинското съдържание на описанието на вашата работа.

Вижте още: Седем неща, по които ранобудните хора се отличават от другите

Вижте кои задачи попадат в кратката листа и елиминирайте останалите.

Една от най-големите грешки, които хората правят на работа, е да поставят абсолютно всичко, голямо и малко, важно и без значение, в списъка си с неща за вършене.

Няма как всичките тези неща да бъдат свършени, а повечето хора трудно си тръгват, след като все още има редица недовършени задачи. Трикът, според авторът Лора Вандеркам, е да разберете кое нещо всъщност трябва да бъде в този списък (между три и пет задължителни неща) и да се освободите от останалите.

“Наистина замислете се кои са приоритетите ви за деня,” казва Вандеркам. “Не се дават бонус точки за това, че имате дълъг списък, след като не можете да свършите всичко.”

“За много хора списък, който е на хартия, макар и направен на компютър и след това принтиран, е много полезен,” казва Моргенстен. “Можете да го преглеждате без да опасността да поглеждате към компютърния екран,” което според нея е просто вратата към карнавала за отвличане на вниманието, който представлява интернет.

Алармите не са само за ставане сутрин.

Не подценявайте силата на една от най-простите функции във вашия смартфон – алармата. Моргенстър твърди, че ако човек постоянно следи времето, това може да му помогне да превъзмогне някои лични слабости - от това да се разсейва лесно до това да не знае кога може да обяви една задача за приключена.

Можете да кажете, ‘Ще отделя 90 минути за това, не повече,’ и да настроите алармата си. Можете да кажете ‘Ще работя в продължение на два часа преди да проверя имейла си.”, казва Моргенстърн.

Не е ли крайно време да скъсате с имейла?

Кога е бил последният път, в който сте си помислили, “просто ми се иска да имам повече имейли?”

Можете да си мислите, че тази титла принадлежи на някой, с който сте излизали в университета, но най-отровната връзка в живота ви е е тази, която вероятно продължавате – с имейла.

Той иска постоянното ви внимание. Пипалата му са по целия ви компютър, лаптоп, смартфон и таблет. Този постоянен писклив глас, който иска да знае защо не гледате пощата си в момента.

“Имелйът ви носи много неща за вършене и много поводи за разсейване,” казва Моргенстърн, която препоръчва да го елиминирате от първия час, след като сте се събудили и в първия час от работния ден.

“Това е най-удобното изобретение за протакане в света. Това обаче е нещо, над което имате контрол – можете да изключите нотификациите. Можете да започнете деня си активно, ако окажете противодействие.”

Не сте вие. Имейлът е. Изключете го.

Планирайте работните си дни за три дни напред, в това число кога ще се прибирате вкъщи.

Ако разчитате да планирате деня си в началото му, това е лоша идея – на този етап вече сте на бойното поле, а задачите летят към вас една след друга.

Вместо това отделете си известно време към края на деня, за да планирате нещата си за утрешния ден и за следващите два дни след него. Така не само няма да изоставате по време на работния ден, но и ще имате по-добра представа за това какво имате да вършите и дали сте в положение да приемете допълнително предизвикателство или да се концентрирате върху това, което вече правите.

“Ако работите с хоризонт от три дни, когато различни неща изникват през деня, вместо да се опитвате да ги вършите на момента, можете да помислите къде можете да ги вместите“, казва Моргенстърн. “Ако гледате само за следващия един час напред, няма как да кажете да или не на нещо.

Вместо да се подготвяте за това какво можете да свършите през деня, ангажирайте се с това кога то ще бъде приключило. Ако планирате да останете на работа, докато и последното нещо е напълно свършено, няма да си тръгнете скоро и дори никога.

“Това е от съществено значение,” казва Моргенстърн. “Винаги ще има нещо друго да се прави.”

Вижте още: 15 основни разлики между успелите и неуспелите хора

Когато всичко друго не успее, следва “Сортиране.”

Ако си тръгвате от работа в определено време и в късния следобед изникне някаква задача, която изисква вашето внимание, но не е на живот и смърт, трябва да прецените ситуацията и да я атакувате във времето, което ви остава, а не просто да й отделите цяла вечер в офиса.

Вандеркам препоръчва да се запитаме: “Ако токът в сградата спре в 5 часа вечерта и това налага да си тръгна, кои са нещата, които бихте свършил преди това?’ След това да се заемем с тези неща. Проблемът е, че много от нас не си задават този въпрос, докато вече не е станало прекалено късно.”

Всеки иска да е известен с това, че полага допълнителни усилия, но да се научим да разбираме кога това наистина се налага е от съществено значение. Особено защото…

Най-доброто, което можете да направите за живота си в офиса, е си създадете динамичен живот извън него.

Каквито и да са вашите предпочитания, свързани с работата и живота, това е въпрос, по който почти всички са на едно мнение: Хората, които са най-изобретателни и ефективни в кариерата си, задължително заделят време за себе си и извън офиса.

“Ако не прекарвате времето си извън офиса по начин, който активно ви ободрява и презарежда, тогава няма начин да вземате добри решения и да бъдете ефективни в работата си.”, казва Моргенстърн.

Тя препоръчва комбинация от физическо здраве, освобождаване на съзнанието чрез различни интереси или хобита и прекарването на време с други хора като начин за отпочиване от работния ден и запазване на високи енергийни нива.

“Работата се увеличава, за да заема наличното място,” казва Вандеркам, “така че отнасяйте се към края на работния ден като към нещо важно. Най-ефективните хора, които съм виждала, имат причина да искат да си тръгват в 5 часа.”