Виском БГ АД е един от най-големите дистрибутори на вътрешни и външни рекламни материали в България. Компанията развива търговска дейност още в Сърбия, Северна Македония и Румъния.

Продуктите, предлагани от Виском БГ АД, намират приложение в сектори, като външна реклама, производство на мебели, машиностроене, осветление, интериорен дизайн, както и в строителството.

С разрастването на бизнеса на компанията в съседни държави се налага необходимостта от внедряване на бизнес система – единна за всички бизнес единици на Виском БГ АД и обхващаща всички бизнес процеси в компанията.

Изборът на ERP софтуер

Необходимостта от внедряване на модерно ERP решение – първоначално в дружеството в България, а след това и в останалите държави, се налага поради факта, че компанията ползва финансово-счетоводна система без възможност за обслужване на търговските и логистични бизнес процеси в организацията.

В допълнение, дружествата в четирите държави, където Виском БГ АД оперира, работят с различни счетоводни системи, което създава затруднения в комуникацията между тях, и в унифицираното и консолидирано представяне на данните за бизнеса.

„Ние сме група от 4 компании в 4 различни държави, които ползват различни софтуери, и нашето желание е да ги обединим в една обща система. Твърде трудно е да обхванеш голямата картина през различни системи. Затова взехме решение да внедрим съвременна ERP система, която възможно най-цялостно да обхване всички бизнес процеси и всички наши фирми“, обяснява Борислав Мирчев, изпълнителен директор и акционер във Виском БГ АД.

Целта е системата да обхване целия бизнес на Виском БГ АД. Това включва интегриране на търговските процеси, улесняване на планирането на минималните наличности и доставките съобразно прогнозните продажби и обръщаемостта на стоките, както и поддържане на разнообразни ценови политики.

Решението трябва също да улесни кредитния контрол на клиентите и обслужването на паричните потоци, както и финансовото отчитане и планиране. Освен това е необходимо да подпомогне проследяването на партиди и срокове на съхранение на материалите, следенето и оптимизацията на складовите наличности.

В допълнение, спецификата на бизнеса на Виском БГ АД налага софтуерът да може да конвертира мерните единици на артикулите, както и да обслужва процесите по поръчково разкрояване и рязане на стоките.

След осъзнаване на нуждата от цялостна платформа за управление на бизнеса и решение за избор на такава, са осъществени разговори и демонстрации с няколко компании, предлагащи различни ERP решения. Изборът пада върху облачно базираната система Oracle NetSuite, предлагана от Balkan Services.

„Предлаганата като услуга система NetSuite се оказа най-удачното решение за нас поради структурата, която имаме. Решенията „на място“ изискват съответна ИТ инфраструктура, както и специалисти, които да я поддържат. Ние имаме фирми в различни държави, които са различни юридически лица и работят по съответните за дадената държава закони, затова решение, което не е облачно базирано, би ни създало трудности при използването му“, коментира Борислав Мирчев.

В резултат се пристъпва към цялостно внедряване на ERP решението на NetSuite в структурите на фирмата в България, а като втори етап се предвижда системата да бъде разширена и към дъщерните дружества на Виском БГ АД в Северна Македония, Сърбия и Румъния.

Процесът по имплементация в компанията майка продължава около година и от 1 ноември 2018 г. тя вече работи с новата ERP система. По време на внедряването експертите от Balkan Services разрешават редица предизвикателства, свързани със спецификите на бизнеса на Виском БГ АД, които изискват специфично конфигуриране и разширяване на съществуващите в системата функционалности.

Внедрените функционалности и модули

ERP решението, внедрено във Виском БГ АД, включва управление на целия „Order To Cash“ (от поръчка до плащане) процес на компанията, като вече са внедрени и част от функционалностите, които ще разширят процеса до пълния възможен обхват за бизнес софтуер в областта на продажбите на едро – „Lead To Cash“ (от запитване до плащане).

Включени са множество стандартни и специфични за типа бизнес функционалности – поръчки от клиенти, ценови политики и кредитен контрол, планиране и управление на поръчките към производители и последващите доставки, вътрешнофирмено разпределение и движение на стоки. Улеснени са също и процеси като прогнозиране на търсенето по артикул, сезонност и клиент, систематизирането, обработката и проследимостта на задълженията към доставчици.

„NetSuite има едно съществено предимство пред другите системи за управление на бизнеса – освен че се предлага като услуга, тя е най-богатата от гледна точка на функционалности облачна ERP система", обяснява Слави Славов, ръководител ERP в Balkan Services и мениджър на проекта от страна на ИТ компанията.

"Като цяло системата включва типични ERP модули и функционалности, като управление и планиране на покупките и продажбите, търговски и ценови политики, управление на склад, управление на финансите и счетоводството, на дълготрайните активи. NetSuite предоставя също пълна CRM функционалност с проследяване на целия търговски процес, контактите с клиента, включително управление на маркетинговите активности, както и модул за електронен магазин и система за управление на проекти. ERP решението е изключително широкообхватно, комбинира в една комплексна платформа богата функционалност от различни бизнес системи, което дава възможност да се управлява целият бизнес“.

Поради факта, че е облачно базирано решение, NetSuite може да се ползва на всяко едно устройство с връзка към интернет. За работа със софтуера на смартфон производителят предлага специално приложение, което предоставя лесна, удобна и функционална визуализация на екрана на телефона.

Резултати и ползи от внедреното ERP решение

„За нас най-голямото предизвикателство при внедряването беше да приемем философията на ERP системата. Тя е по-различна от това, с което бяхме свикнали, и от нашите разбирания за начина и методите на работа“, споделя Борислав Мирчев. Етапът на изчистване на концепцията обаче води до значими ползи за Виском БГ АД, които се изразяват в предефиниране и подобрение на работните процеси.

Внедрената във фирмата в България система е изцяло съобразена със силно специфичните за бизнеса на Виском БГ АД процеси, като например поръчково разкрояване и рязане на материалите, оползотворяване на остатъците и проследяване на възможностите за използването им. До внедряването на Oracle NetSuite този процес е изпълняван с помощта на таблици в Excel, което обаче не дава необходимата консистентност и проследимост.

„Дефинирането на тези процеси в ERP системата и правилната им организация беше и едно от най-големите предизвикателства при внедряването", обяснява Слави Славов. "Да знаеш точно какви парчета от материалите в склада са останали, от кои оригинални партиди произлизат те и колко е срокът им на съхранение, да подбереш най-правилното парче, от което да се отреже желаният от клиента размер, така че да се оползотвори материалът възможно най-добре - всичко това беше много сложен за решаване казус“.

Това налага и сериозни доработки на ERP системата, направени от специалистите на Balkan Services. „Точно това е нашата работа като консултанти. Да можем да направим анализ на процесите във фирмата на клиента, да обсъдим с него възможностите, които системата му дава, да видоизменим, подобрим и усъвършенстваме някои от процесите му и накрая – да имплементираме промените в системата така, че тя да стане системата за точно този конкретен бизнес“, обяснява Слави Славов.

От Виском БГ АД отчитат и редица други важни ползи от внедряването. Сред тях е управлението на търговските процеси. „Системата е много подходяща за управление на тези процеси и ние виждаме реално подобрението в тази насока, дори и все още да не сме внедрили напълно CRM модула на NetSuite. Това е важно предимство, което получихме почти веднага след внедряването и което очакваме да се разшири с планираното имплементиране на CRM функционалността“, коментира Борислав Мирчев.

Бъдещото развитие на системата

След успешното внедряване на NetSuite в България предстои разширение на внедряването в дъщерните дружества на Виском БГ АД в Северна Македония, Сърбия и Румъния, заедно с изграждане на локализационни пакети за съответните държави. „Внедряването на системата във фирмата майка е най-сложно, поради факта че в България Виском БГ АД има най-сложна организационна структура с поделения в страната, с множество складови операции, с концентрация на много голяма част от взаимоотношенията с доставчиците.

В следващия етап предстои дъщерните дружества на Виском БГ АД в съседните държави да влизат последователно във вече готовата система. Основното, което предстои при този процес, е изготвянето на локализационни пакети за съответните държави“, коментира Слави Славов. След финализиране на този етап следва последната фаза, включваща извършване на фини настройки на финансовата консолидация на четирите компании и оформяне на консолидирания отчет, което също може да бъде обхванато с решението.

Предимствата на софтуера като услуга:

  • Софтуерът се достъпва през браузър от всяко едно устройство с връзка към интернет;

  • Отпада необходимостта от ИТ инфраструктура при клиента и специален ИТ екип, ангажиран с поддръжката на системата;

  • Доставчикът на услугата гарантира най-високо ниво на сигурност;

  • Потребителят работи винаги с най-новата версия на софтуера – актуализацията е ангажимент на доставчика на услугата;

  • Ползването на софтуера е на абонаментен принцип и зависи от внедрените модули, териториалния обхват на бизнеса и броя потребители на системата;

  • Гъвкавост при добавяне на нови потребители и нови функционалности.