Трябва ли да проверявате имейлите си по време на отпуск или е по-добре да ви връхлети цунами от съобщения, след като се върнете в офиса?

Честният отговор е: нито едното, нито другото.

Ето защо милиони служители по света избират нещо средно.

Но дори само "хвърлянето на едно око" в електронната поща винаги е лоша идея, ако сте в отпуск, обяснява Закари Уайнър, главен изпълнителен директор на маркетинг компанията Emerging Insider Communications. "След като кутията на Пандора се отвори, обикновено се оказва, че трябва да отговаряте, да гасите пожари и така да пропилявате дълги часове от почивното си време", обяснява той пред CNBC.

Статистиката показва, че 84% от офис служителите зад Океана постъпват точно така, а над 70% обработват съобщения в три или повече платформи - като Teams, Slack и WhatsApp, обяснява консултантът Джо Робинсън. "Това е голяма грешка. Ето защо всички са толкова изнервени след отпуска.", допълва той.


Как да се подготвим за труден разговор в офиса в две стъпки С 31 години опит зад гърба си в Microsoft, през които е бил и автор на речите на Бил Гейтс, Капосела дава най-добрия си съвет

Робинсън дори стартира "Кампания за намеса в електронната поща", за да се справи с проблеми като "ваканционната имейл паника". Според проучване при различни служители, проведено от него през април:

25% са пропускали отпуск, за да избегнат натрупването на имейли при завръщането си в офиса

34 % са съкратили отпуската си по същата причина

87 % подкрепят фирмената политика за прекъсване на комуникация след работа, освен при спешни случаи

Една от компаниите, които правят това, е Mercedes-Benz Group, която позволява на служителите автоматично да изтриват входящите имейл съобщения, докато са в отпуск.

Според Робинсън 95% от анкетираните са заявили, че биха подкрепили подобна политика в своите компании.

Консултантът съветва компаниите да създадат определени политики за електронна поща, в идеалния случай такива, които дават на работниците разрешение да не проверяват електронната поща по време на отпуск.

Гейтс Литъл, главен изпълнителен директор на базирания в САЩ кредитор altLine Sobanco, е съгласен с това, като допълва, че ръководството трябва да дава пример.

"Ако шефът ви винаги отговаря на имейли, докато отсъства, не мислите ли, че от вас ще се очаква да правите същото? Докато шеф, който балансира между професионалния и личния живот, ще даде пример, като не отговаря на имейли, докато не се върне обратно на работа."

Навици, които ви стресират по време на ваканцияИ как да ги избегнете

Ето няколко ценни съвета, които може да приложите преди да излезете в отпуска:

1. Режим "Out of Office"

Задайте автоматичен отговор с графика на отпуската си и данни за контакт с колега за спешни имейли - но го включете няколко дни преди и след датите на отпуската си.

"Когато разширите обхвата на автоматичния си, така че да включи дните преди и след отпуска, можете да се насладите на времето си, чувствайки се по-малко стресирани", казва Шон Плъмър, основател и главен изпълнителен директор на финансовата и застрахователна агенция The Annuity Expert.

2. Изберете "имейл партньор"

"Имейл партньорът" решава два проблема, казва Джак Ъндърууд, главен изпълнителен директор на софтуерната компания за доставки Circuit. Можете да заминете спокойно и да избегнете "безкрайно натрупване на имейли, в които да се ровите" след завръщането си.

Джо Робинсън съветва "партньорите" да се занимават само със спешни имейли, за да не се претоварват. А Уайнър от Emerging Insider препоръчва да инструктирате "партньора" си да изпраща текстови съобщения, а не имейли, за да обсъждате спешни въпроси.

3. Задайте филтри

Станислав Хилобоченко, вицепрезидент в компанията за обслужване на клиенти Clario, използва филтри, за да разграничава спешните имейли от несъществените. Той казва: "Настройвам възможно най-много филтри, така че имейлите, които пристигат, докато ме няма, вече да са сортирани по приоритет."

Американка провери спама на пощата си и откри, че печели 3 млн. долараЖената търсела друг имейл, но попаднала на съобщението от лотарията

Ким Рорер, главен партньор в компанията за човешки ресурси Oyster, е открила своя най-добър съвет за електронна поща по време на 24-дневния си меден месец през 2011 г.

Тя настройва два филтъра:

  • Изпраща цялата поща в архива и я отбелязва като прочетена
  • Изпраща всички писма с "README" в предмета в специална папка "README".

    • Чрез автоматичен отговор тя уведомява изпращачите, че архивира всички имейли по време на ваканцията си. Препраща спешните имейли към колега, но моли неспешните, "които искате да прочета ... след завръщането ми", да ѝ бъдат изпращани отново с "README" в темата.

    "Веднъж проверих и след двуседмична ваканция бях получила над 3000 имейла, но в папката "прочети по-късно" имах само четири имейла", казва тя пред CNBC, което "просто показва колко много фалшивата спешност влияе на работното ни натоварване".

    4. Известията без звук

    Изключете известията за имейли и съобщения, казва Кристи Пирз, главен маркетинг директор на компанията за хранителни добавки Paradigm Peptides.

    Но редакторът на рубриката "Пътувания" в CNBC отива още по-далеч. "Изтрийте приложенията! Имейл, Slack, Teams... Не оставяйте дори частично отворена вратичка за съобщения."

    В кои държави разполагат с най-дългите отпуски?С общо 38 неработни дни годишно служителите в Малта и Австрия са начело на класацията на специализираното издание boursier.com за годишните почивки

    Ако не можете да се откъснете от пощенската си кутия, следвайте тези съвети, за да сведете до минимум времето, прекарано там.

    1. Времеви диапазон

    Дейвид Лай, главен изпълнителен директор на технологичната компания Iveda, листвана на Nasdaq, признава, че проверява електронната си поща ежедневно по време на ваканция. "Независимо дали съм в отпуск или не, се опитвам да запазя дисциплина, като оставям конкретно време настрана", казва той.

    Джонатан Захариас, основател на агенция за цифров маркетинг предлага "бърза проверка само веднъж на ден".

    Андрю Майер, основател и главен изпълнителен директор на дигиталния енергиен консултант Arbor, препоръчва да се избират или ранни сутрини, или късни вечери, "за да не се пропускат никакви дневни дейности".

    2. Не отговаряйте (ако не се налага)

    Електронните писма се размножават като зайци, казва Джо Робинсън. Средно всеки изпратен имейл предизвиква още пет съобщения и всеки отнема три минути от времето ви.

    "Спестявате си 18 минути с всеки имейл, който не изпращате", каза той. И спрете да изпращате едносричкови имейли, като "благодаря" и "разбрах".

    3. Постепенно връщане в офиса

    Дениз Хемке, главен продуктов директор в компанията за проверка на служители Checkr, казва, че компания отпуска определено време за наваксване с имейлите след ваканция.

    "Помолихме служителите ни да прекарат няколко дни, като се съсредоточат единствено върху имейлите, преди да влязат в ритъма на работа. Това им помага да наваксат бързо и ефективно, без да се чувстват претоварени от препълнена пощенска кутия, когато се върнат на работа."