Няма значение с какво се занимавате или къде работите – всеки търси начини да бъдат по-продуктивен на работното си място. В днешно време обаче прекомерните количества кофеин и правенето на списъци със задачи няма да ви приближат по никакъв начин до върхова продуктивност.

Защо всички са толкова обсебени от продуктивността? Вероятно защото в тази дигитална ера да останеш концентриран и да избягваш отвличането на вниманието е по-трудно постижимо, отколкото да си свършиш работата. Да не говорим, че усещането от един продуктивен работен ден действа до известна степен еуфорично.

Търсенето на по-продуктивния ден е довело до определено погрешно възприятие за това какво е всъщност продуктивността — и тя е много повече от това да отмятаме задачи от списъка с неща, които трябва да свършим.

Наистина продуктивните хора не се концентрират върху това да вършат повече неща; това всъщност е точно обратното на продуктивността. Ако човек иска наистина да бъде продуктивен, трябва да се опитва да прави по-малко неща.

Oт сп. Forbes са се свързали с експертa по управление на проекти и продуктивност Тони Уонг. Вижте какви са неговите съвети по отношение на продуктивността:

1. Намалете списъка с неща, които трябва да свърщите, наполовина.

Да се вършат нещата в работно време не означава, че трябва да вмествате колкото се може повече в определените за това осем часа. Наистина ли имате нужда от тези 30 задачи в списъка си с неща за вършене? Вместо това се концентрирайте върху свършването на по-малко, но съществени неща.

2. Правете повече почивки.

Болката в мозъка ви след няколко дълги часа на непрекъсната работа би трябвало да бъде вашия сигнал да направите почивка. Тъй като мозъкът ви е използват глюкозата си, отделете няколко минути за освежаване, като излезете на разходка, хапнете обяд или просто медитирате. Ще се върнете на работното си място презаредени и готови да работите с по-голема ефективност.

3. Следвайте правилото 80/20.

Едва 20% от това, което вършите всеки ден, съставляват 80% от резултатите ви. Елиминирайте нещата, които не са от значение по времена на работния ден — те имат минимален ефект върху цялостната ви продуктивност. Например, разделете следващия си проект на стъпки и систематично премахвайте задачи, докато накрая останат тези 20%, които ще ви донесат 80% от резултатите.

4. Използвайте утрините, за да се концентрирате върху себе си.

Пагубно за продуктивността е да започвате работния си ден с проверяване на вашата електронна поща и календар. Това позволява на другите да диктуват какво ще постигнете. Започнете деня си директно, като игнорирате имейлите си и закусите добре, прочетете новините, медитирате или спортувате. Това ще ви гарантира необходимото гориво за един продуктивен ден.

5. Заемайте се с по-предизвикателните задачи преди обяд.

Борете се с най-трудните неща, докато мозъкът ви е още свеж. Ако имате някаква натоварена работа или срещи, ги оставете за следобеда. Подреждайки деня си по този начин, ще можете да създадете нов и по-продуктивен вариант да управлявате времето си.

6. Подобрете етикета в имейлите си.

Електроната поща убива продуктивността и обикновено отвлича вниманието от наистина важните неща – не падайте в този капан за продуктивността. Например, хората често копират множество получатели, но това е признак на мързел и всъщност разсейва всички останали, като им пречи да вършат своите задачи.

Като правило, ако получите имейл, в който много хора са копирани сред получателите, направете услуга на всички, като направите скрито копие до тях в отговора си. Ако поредицата ви от имейли надхвърли два, значи е време да прибегнете до телефона.

7. Създайте си система.

С годините вероятно сте си създали няколко навика, които пречат на продуктивността. Контролирайте ги, като си създадете система. Хората, които постоянно проверяват имейлите си, може да си определят по един период сутрин, следобед и вечер, в който да преглеждат пощата си. В противен случай вниманието ви ще бъде отвлечено от постигането на по-важни цели през деня.

8. Спрете да бъркате продуктивността с мързела.

Никой не обича да го признава, но мързелът допринася с най-много за изгубената продуктивност. Всъщност редица от така наречените методи за пестене на време, като имейлите и срещите например, на практика са просто начини човек да се измъкне от вършенето на истинска работа. Фокусирайте се върху това да вършите нещата, които са от на-голямо значение, колкото се може по-ефективно.

9. Спрете мултитаскинга.

Спрете да се опитвате да правите по 10 неща едновременно! Сменянето на задачите по повече от десет пъти на ден сваля вашето IQ средно с 10 пункта. Вършете нещата по-ефективно и резултатно, като се концентрирате върху задачите една по една.

По-малкото е повече, когато става въпрос за продуктивност на работното място.