Когато чуете термини, като “Enterprise Content Management” (ECM) или “Document Management”, каква е първата асоциация, която правите? Надяваме се, че с помощта на тази публикация ще ви помогнем да си изясните какво е ECM и как може да ви e полезен.

Според определението от AIIM International, Enterprise Content Management включва технологии, средства и методи, използвани за улавяне, управление, съхранение и доставяне на съдържание, свързано с организацията и нейните процеси.

Казано по-просто, ECM обхваща технологията, която ви помага да конвертирате вашите хартиени документи и бизнес съдържание в цифров формат. По този начин то ще бъде надеждно съхранено и достъпно за служителите с предварително зададени права, улесняващо сътрудничеството между тях с цел по-лесно изпълнение на ежедневните бизнес задачи.

Макар че съществуват различни ЕСМ технологии и решения, важното е да се разбере, че ECM е единна и непрекъснато развиващата се стратегия за използване и управление на корпоративното съдържание. Тоест това не е процес, който може да се приложи за един ден или една седмица!

За да изберете правилното за вас ECM решение, което ще отговаря напълно на вашите нужди и може да бъде успешно реализирано, се нуждаете от времеви и финансови ресурси, правилна стратегия и надежден партньор.

Document Management и ECM по същество описват едни и същи методи, но казани по-различен начин. ECM методите и средства са насочени към среден и голям бизнес, докато Document Management към по-малки компании и обхваща основно управлението на документооборота, но не и на документните процеси.

Силата на ECM решенията е гъвкавостта и безпроблемната работа със съществуващите ви ИТ системи. Това огромно предимство ви позволява значително да намалите разходите и времето за обучение, защото вашите служители могат да използват ЕСМ функционалностите през съществуващите приложения и работна среда (десктоп или мобилни устройства).

Използвайки тези технологии, ще осигурите на вашата организация по-ефективни работни процеси, благодарение на автоматизирането на най-често повтарящите се стъпки в тях. От друга страна, чрез предоставяне на полезни инструменти за търсене на информация, ще улесните изпълнението на бизнес задачите и това ще ви спести време и пари.

И не на последно място, чрез използването на електронни документни процеси ще повишите сътрудничеството и сигурността на информацията в компанията, като изпълнението на бизнес задачите ще са пoд контрол.

Ако имате нужда от повече информация, посетете www.companyprocess.info.