Защо, колкото повече свободно време имаме, ефективността намалява и как да избегнете това? На тези два въпроса ще дадем отговор в следващите редове.

Работата запълва времето, което й отпускаме – е написал британският историк Сирил Норткот Паркинсон. С тези думи той започва една от своите статии в списанието The Economist, но концепцията е позната още от 1955 г. Известна е като законът на Паркинсон и е актуална и днес.

Забелязали ли сте, че една и съща задача можете да изпълните максимално бързо или да проточите с часове? В своето сатирично есе Паркинсон използва пример с възрастна жена, която пише картичка на своята племенница. Пенсионерката има много време, няма за къде да бърза, поради това заниманието й отнема цял ден.

Паркинсон се е борил с бюрокрацията на гражданските служби. Той установил, че в периода 1914 – 1928 г. количеството на военните кораби във Великобритания е намаляло с 2/3, а числеността на персонала с 1/3.

Броят на ръководителите продължавал да се увеличава всяка година с по 6%. По-малко хора, по-малко работа, но повече управляващи. Паркинсон отбелязал, че този процес не зависел от оперативните военно-морски потребности.

Повече подчинени – по-малко печалба

Един от учените, които са изучавали закона на Паркинсон, е Стефан Търнър, професор от Медицинския университет на Виена. Той провел изследване в съавторство с Рудолф Ханел и Питер Климек. Прави извод, че ако административните постове в компанията растат с 6% на година, то организацията няма шансове за развитие.

Две са обстоятелствата, които водят до бюрократизация. Първо, умножаване на подчинените. Мениджърите наемат двама или повече служители, за да може нито един от тях да не се намира в пряка конкуренция със самия ръководител.

Второ, бюрократи, създаващи работа за други бюрократи. Наемат се помощници, които впоследствие биват повишавани и си наемат подчинени. Пирамидата расте и поглъща голяма част от приходите на компанията, а да се съкращават чиновници става все по-трудно.

По-малко време – повече резултати

Да се върнем на проблема със загубата на време. Изследвания показват, че когато на доброволци внезапно бъдат увеличени сроковете за изпълнение на задачите, повечето от тях ги отмятат за по-дълго време, отколкото биха могли да ги свършат.

Повече работа – по-малко време

Строгите времеви рамки позволяват да се пести време и да се повиши производителността. По думите на Елдар Шафир, професор от Принстън, всеки един от нас има „умствена пропусклива способност“ – ограничение на възприятията и запаметяването.

Пет начина за по-добра продуктивност на работното мястоВсички сме изпадали в същата ситуация, когато сутрин вместо да се захванем със задачите си, потъваме в света на социалните мрежи, почивки, срещи и прочее

В свой труд Шафир казва, че е препоръчително човек да се посвещава върху работните задачи и да не ги съчетава с лични дела. По този начин ще постигне висока производителност.

Мерки за производителност

Хората обичат да казват, че са успели да направят всичко в последната минута. Изследвания показват, че производителността на труда не е линейна, смята Елизабет Тени. Тя е изучила феномена „нямам време“ и повишаването на продуктивността и е стигнала до извода, че в един момент допълнителните усилия не водят до резултати.

За да оптимизирате производителността, трябва да намалите загубата на време и да увеличите ползите.

В такъв случай трябва да съхраните баланса. Не изпадайте в паника и неувереност заради кратките срокове. Представете си алгоритъм на действие, за да не ви попречи липсата на време.

Първо, пробвайте да определите какъв е оптималният срок, в който ще се справите. Калкулирайте времето за всяка типична задача, която няма нужда от допълнително изучаване на темата. Ограничете времето за изпълнение. Удължете го при реална необходимост.