Използването на хартия е неизбежно, когато трябва да се издават официални документи или да се регламентират отношенията с клиенти и партньори, затова печатът си остава неизменна необходимост за бизнеса.

Ето как можете значително да намалите разходите за печат, без да жертвате удобството.

1. Използвайте устройства с евтини консумативи
Не сте длъжни да следите новостите на пазара на принтери, но вече от 2 г. се предлагат мастилено-струйни устройства, които печатат с изключително ниска себестойност – дори много под тази на лазерните.

Пример е серията Ink Benefit на Brother, където се използват мастила за 2400 черно-бели и 1300 цветни страници, като всеки от консумативите струва около 17 лв. Ако ви трябва дори още по-евтин печат, можете да изберете устройство Brother Ink Benefit Plus, където с един комплект мастила можете да отпечатате до 6000 черно-бели и 5000 цветни страници.

Самите мастила струват по 17 лв. с ДДС, което прави 0.003 лв. за черно-бяла и 0.01 лв. за цветна страница! При това ще имате на разположение не само качествен принтер, но и копир/скенер, който може да свържете безжично към своя лаптоп или смартфон или да ползвате споделено в офиса.

2. Печатайте двустранно
Използването на двете страни на листа хартия е съвсем логично и наистина сериозно пести разходи. Много от принтерите имат възможност за автоматичен печат, която просто трябва да отметнете като опция в диалога за печат или да зададете като стандарт в настройките на драйвера.

Удачен вариант е използването и на печат в по-големия А3 размер, който позволява да представите по-добре идеите си в цвят и да отпечатате обемни таблици само на един лист хартия. Такава възможност могат да предложат достъпните модели от сериите MFC-J4xxx/5xxx/6xxx на Brother.

3. Контролирайте печата
Разрешаването на свободен достъп до печатащото устройство много лесно води до разхищение на средства, особено ако то е цветно. Има лесен начин да контролирате използването на мрежовия принтер, за да сте сигурни, че той работи само в услуга на фирмата.

Достатъчно е да притежавате лазерно мултифункционално устройство Brother от серии 8ххх/9ххх. То може да бъде управлявано от фирмения софтуер B-Guard. Чрез него лесно реализирате достъп до устройството с магнитна карта/NFC таг или с PIN код, така че всеки може да използва само функциите, които са му разрешени.

Тази възможност защитава и конфиденциалността на документите, защото те се разпечатват, едва когато получателят им се намира физически при принтера.

4. Следете разходите
Независимо колко устройства Brother работят в офис мрежата, можете много лесно да следите как те се използват от всеки потребител, както и да задавате квоти, за да не се превишава разчетената употреба.

Устройствата сами ще ви уведомяват за възникнал проблем или намаляващо ниво на консумативите, което ще предотврати спирането на работата. Това е възможно със софтуера BRAdmin, чиято Light версия е безплатна.

5. Съхранявайте в облака
Съхраняването на документи в електронен вид безспорно е много по-удобно и евтино, а и пести място. Всички актуални модели мултифункционални устройства Brother могат да сканират документи директно в облака (напр. Dropbox, Google Drive и др.), както и на ваш сървър (вкл. FTP, SharePoint) или да изпращат копията директно към имейл адрес/и.

Така лесно ще можете да разпространите документите за вътрешна циркулация като заповеди и инструкции до всички отдели, без да правите хартиени копия. Или да изпращате веднага разписани от клиента стокови разписки и протоколи директно на неговия имейл адрес.