За една седмица Ая Фрост, писател на свободна практика, успява да подобри професионалните си умения да общува, прилагайки лека корекция в начина, по който формулира имейлите си.

По думите й три думи са изключително груби и си струва да ги изключим от начина, по който комуникираме помежду си.

1. Всъщност

Ая установява, че когато използва "всъщност", това са случаи, в които тя коригира нечии действия. Доказателство за това е един от последните й имейли, които изпраща до редактор.

Erin: Тази дума има повече от едно значения и затова я смених с друга.

Me: Всъщност, аз я взех от сайта на компанията!

Този отговор не е кой знае колко лош, но може да кажете нещо по-добро:

Благодаря за обратната връзка! Използвах това изречение, защото го взех от сайта на компанията.

Заменете "всъщност" с алтернативи като - определено, разбрах, виждам, добро обяснение, има смисъл и т.н.

2. Съжалявам

Фрост решава да престане да употребява думата "съжалявам" в ситуации, които са толкова нищожни, че не заслужават чак такава оценка.

Става дума за леки грешки, когато Ая изказва своето мнение или пък някой й казва нещо, което тя е пропуснала да види.

Вместо това Фрост използва "Аз се извинявам".

Според нея "съжалявам" е дума, която се употребява доста често и губи своята тежест. Докато "аз се извинявам" изразява точно отношението ни към проблема. Когато употребявате този израз, околните усещат истински посланието ви.

Алтернативи на "съжалявам" - прав си, аз се извинявам, вече няма..., разбирам, че си разстроен и др.

3. На мен/ми/аз

Фрост се опитва да избяга от всичко, което изразява "мен".

Ето имейл, който тя дава за пример:

Здравей, Шон!

Когато имаш време, може ли да ми пратиш информацията за кампанията идната сряда? Искам да проверя втори път данните, преди да я стартираме официално.

Благодаря,

Ая

Ето как Фрост пренаписва посланието си:

Здравей, Шон!

Когато имаш време, може ли да изпратиш информацията за кампанията идната сряда? Повторното проверяване на данните преди да стартираме кампанията официално е важно, за да е доволен клиентът!

Благодаря,

Ая

Фрост елиминира всички местоимения и глаголи в първо лице единствено число, за да измести фокуса от собствената си фигура. Тя иска да акцентира върху мисията на компанията и професионалните стандарти.

Алтернативи на "на мен/ми/аз" - ние, на нас, вие, екипът, нашата компания, нашият отдел.