Средностатистическият офис служител прекарва по 6 часа на ден в четене на електронна поща, получава средно по 121 имейла и има на пощата си 500 непрочетени писма.

Как да направите така, че вашите писма да бъдат не само забележими, но реално да бъдат и прочетени?

Според кариерните експерти, главната грешка, която допускат хората, когато пишат работни имейли е, че те са прекалено дълги.

Лий Стрингър, автор на „Здравословното работно място“, споделя пред CNBC, че имейлите са най-полезни, когато се използват за дейности като изпращане на документи или други приложени файлове. „Дългият имейл е сигнал, че използвате грешното комуникационно средство“, казва Стрингър.

Позовавайки се на проучване от 1950 година на Албърт Мерабиан, което сочи, че 90% от комуникацията се извършва чрез езика на тялото, Стрингър казва, че голяма част от информацията се губи, когато се опитвате да обясните големи идеи чрез имейл. По думите на експерта, разговорът лице в лице дава много повече спрямо писмената комуникация или дори разговора по телефон.

Ето три проблема свързани с дългите работни имейли, и начините да ги разрешите:

Дългите имейли предполагат, че не познавате аудиторията си

За Даниел Шавбел, експерт по всичко свързано с работното място, част от грешката при писане на дълги имейли е да се обръщате към всички на работното си място, така все едно са ви приятели. „Ако ще пишете на вашия мениджър или колега, обикновено имейла може да е по-небрежен, тъй като ги познавате и те знаят какво да очакват от вас“, казва Шавбел.

Решението на този често срещан проблем е да бъдете много по-формални, особено когато пишете на ръководните фигури. По думите на Шавбел, трябва да подбирате думите си и да бъдете конкретен, вместо да пишете шеги и да слагате емотикони.

Дългите имейли забавят работата на всички

„Технологиите на работното място правят всичко толкова удобно“, казва Шавбел. Според него имейлите и моментните нотификации са носител на фалшиво чувство на удовлетворение. „Въпреки това можете да постигнете повече чрез кратък разговор на живо“, казва той, добавяйки, че видео чатовете са следващият най-добър избор за комуникация, ако нямате възможност за личен разговор.

От друга страна, според него, ако става дума за отворен, задълбочен или комплексен въпрос, телефонният разговор се струва по-подходящ на много хора.

„Мислите, че е по-бърза комуникация спрямо имейла, но реално може да бъде загуба на време“, казва той.

Решението на всичко това се крие в кратките имейли – хората губят фокус над писмо, което е по-дълго от 500 думи. Лий Стрингър препоръчва да пишете имейли, които са доста по-къси от 500 думи. Според експерта, писмата не трябва да са по-дълги от два параграфа, като акцентите биха могли да бъдат с удебелен шрифт, за да е ясно къде е проблемът, изискващ решение.

Дългите имейли, могат да бъдат възприети като неоснователни

Служителите трябва да разбират, когато хората нямат време да четат дълги мейли, съветва Стрингър. „Никога не знаете с какво се заема вашият шеф, не си мислете , че вие сте единствената личност в неговия живот“, съветва експертът.

Решението се крие в късите писма, които демонстрират освен всичко друго и уважение към времето на получателя.

„Бързи бележки по статуса на проекта, по който работите, за да информирате шефа си е добър навик“, казва Стрингър, като посочва, че дългите обяснителни писма определено могат да навлекат негативи.

Според Стрингър служителите трябва да са гъвкави, позитивни и търпеливи.