Сядате пред компютъра си, грабвате любимия си бележник и започвате да записвате задачите за деня: да отговаря на имейлите, да проверя прогреса на настоящия проект, да поддържам новите контакти, да приключа проверката на отметнатите задачи до сега.

Преди да се осъзнаете, започвате нов лист. Знаете отсега, че това, което сте написали, е твърде много за един ден.

Вместо да възприемате дългия списък като начин да стимулирате продуктивността си и да бъдете организирани на максимум, започва да ви връхлита мисълта, че нищо от това не е за добро. По-скоро ви изкарва от контрол.

И ние сме били в тази ситуация. Да гледаш списък от задачи, който сякаш няма край, не е забавно. Когато имаш толкова много неща за вършене, го няма ентусиазмът да започнеш отнякъде и да приключиш някъде.

Не влизайте в тази спирала на смъртта и паниката. Предлагаме ви 6 съвета, които ще ви помогнат да приоритизирате задачите в списъка.

1. Напишете какво задължително трябва да бъде свършено
Това ще бъде базата, от която няма мърдане. Трябва да отметнете именно тези задача, за да започнете другите. Така фокусът ви ще е максимално насочен към важните неща и в края на деня няма да изпитвате неудовлетвореност.

2. Уловете разликата между спешно и важно
Докато търсите път през купчината от задачата, фокусирайте се изцяло върху спешните неща – дори това да означава оставянето настрана на важни задачи за следващия ден.

3. Комбинирайте сходните задачи
Подскачането от задача на задача е нещо, което всеки си позволява в един момент. Първо проверявате електронната поща, след това отмятате нещо по едната задача, решавате да отговорите на още един пристигнал имейл, връщате се към започнатата задача… и така не му се вижда краят.

По кое време осъзнавате, че подходът ви далеч не е продуктивен? Постоянното прескачане от задача на задача преди всичко е разсейване. По-трудно се фокусирате и отмятате напълно започнатите задачи. Да не говорим за списъка за деня!

Има един подход – „комбиниране на сходните задачи“. Ако в списъка ви има такива със сходен характер, оформете едно общо блокче. Така ще подобрите значително продуктивността си.

4. Техниката Помодоро
Чували ли сте за нея? Ако лесно попадате в капана на разсейването, тази техника може да ви помогне да останете фокусирани. Тя предвижда разграфяване на работния ден на части. 25 минути работите, след това правите 5 минути почивка. Този цикъл се повтаря.

На пръв поглед почивките може да ви се струват нелогични. Тази система на управление на времето обаче е тествана и е доказала ефективността си. Ставате супермотивирани в рамките на следващите 25 минути. След това 5 минути отпускане и отново максимална продуктивност за 25 минути.

Събудете се и си задайте тези 3 въпросаСпрете да живеете на автопилот

5. Изчислете времето
Всички ставаме сутрин с добри намерения. Да бъдете обаче твърде амбициозни спрямо списъка със задачи звучи добре само на теория. Накрая се озовавате твърде уморени и стресирани.

Това налага да умеете да изчислявате колко време е необходимо за определена задача. Когато правите списъка си, отбелязвайте ориентировъчно време за отмятане. След това сумирайте и вижте дали правилно сте планирали работния ден.

Това упражнение е полезно, тъй като създава у вас реалистична картина за постижимото за деня.

6. Просто започнете
Горните съвети могат несъмнено да бъдат полезни, когато се опитваме да се справяме с много задачи накуп. Понякога най-доброто решение обаче е просто да поемем дъх и да започнем.

Разбира се, че можете да искате да атакувате списъка със задачи по методичен и стратегически начин. Не искате да губите ценно време, лутайки се между задачите. За да избегнете попадане в друг капан: да загубите ценно време в размишления как да отметнете целия списък, просто започнете да работите по него.