Дори при наличието на куп ефикасни съвременни технологии, денонощието продължава да се състои от 24 часа.

Използваме около 40% от работния ден за неотменни неща. Например, проверка на електронната поща, оперативки и др. Останалата част посвещаваме на тривиални задачи.

Ако се научите да определяте кои са приоритетите ви, то скоро ще установите, че не е чак толкова трудно да се справяте с гигантския списък от задачи.

Ще започнете да го отмятате по-бързо. Но как да стане това?

1. Записвайте всичко, което трябва да свършите

2. Започнете с въпроса: кое тук е действително важно?

3. Триъгълникът на стойността, обема и времето
Един от методите, който използват успешните мениджъри, е да разглеждат всяка задача като равностранен триъгълник. Всяка страна е стойността (ресурсите, необходими за изпълнението й), обема (доколко голяма е тя) и времето (колко време се изисква за изпълнението й).

Най-висок приоритет имат задачите, при които е невъзможно да промените страните „време“ и „обем“.

4. Използвайте матрицата на Айзенхауер
Аз имам два вида проблеми: спешни и важни. Спешните не са важни, а важните никога не са спешни. Тези думи принадлежат на Дуайт Айзенхауер. Този цитат илюстрира матрицата на приоритетите на Айзенхауер:

  • Спешно и важно = Направи го. Сега!
  • Важно, но не спешно = Решавай. Планирай време за изпълнението.
  • Спешно, но не важно = Делегирай. Постави задачата на някого другиго.
  • Не е важно и не е спешно = Махни от списъка. Посвети време на нещо друго.

    • 5. Изяжте жаба
    Ако по някаква причина отлагате изпълнението на дадена задача, всичко останало буксува. Продуктивността ви е на критично ниско ниво. Марк Твен ще ви посъветва да изядете жабата. Да изпълните задачата, която не искате да направите, но сте длъжни. Тогава остатъкът от деня ще мине плавно и спокойно.

    6. Определете своите приоритети с метода АБВГДЕ
    Погледнете на всяка задача в списъка ви и маркирайте всяка една от тях с буква от А до Е. А – означава най-висок приоритет. Е – най-нисък.

    7. Оценете реалната ситуация
    Възможно е да не можете да изпълните всичките задачи в списъка в установения срок. Често промените са неочаквани и не можем да ги контролираме.

    Поради това е важно да проявите гъвкавост. Погледнете реалистично на тиретата в списъка. Ако сте толкова заети, че постоянно изпитвате липса на енергия за отмятането на задачите, време е по-внимателно да ги оцените. Делегирайте каквото можете.

    Милиардер с добър съвет относно стреса и съняВ миналото Ма е споделял, че планира да следва философията “по-добре да умреш на плажа, отколкото в офиса” и е изтъквал ползите от силата на добрия сън

    8. Определете вашата задача 20%
    Принципът на Парето гласи, че за постигането на реална ефективност трябва да постигаме 80% резултати от 20% усилия.

    Пример: Ако можете да изпълните само 5 задачи от списъка си, които ще бъдат те? Сега махнете три от тях. Кои са те? Сега изберете само една – това е вашата задача 20%.

    9. Престанете постоянно да проверявате електронната си поща

    10. Преразглеждайте задачите и преразпределяйте приоритетността

    11. Съветът на Уорън Бъфет
    За да съкратите пътя към постигането на целите си, избавете се от безпорядъка. Казват, че един ден Бъфет казал на личния си пилот да състави списък от 25 основни цели. След това той трябвало да изберете само 5 от тях.

    Бъфет го посъветвал да не обръща внимание на останалите. Разбира се, че може да са важни, но не толкова, че да се разходва енергия за осъществяването им. Енергията е необходима за избраните пет.