Времето е всичко, когато става въпрос за отговор на имейл, а изпращането му в неделя следобед може да е най-подходящият момент.

Това сочи скорошно проучване, според което най-доброто време за имейли в служебна кореспонденция е в неделя между 15 ч. и 18 ч.

След като проучва 8,7 милиона имейла, компанията за комуникационен софтуер Axios HQ установява, че изпратените в този период имейли имат 94% шанс да бъдат отворени в сравнение с обичайния шанс от 50 до 76% да бъдат отворени през останалата част от седмицата.

Същевременно второто най-ефективно време за връзка с екипа ви е в неделя от 18 до 21 ч., когато имейлите имат 86% на отваряне.

88% от служителите изпращат имейл, а после съжаляват. Как да избегнете това

Съобщенията, изпратени по това време, се възползват от „ниската конкуренция“, защото не се борят за вниманието на служителите със сутрешните срещи в понеделник и постоянния поток от имейли, който ги следва.

Но не смесвайте отзивчивостта с щастието: Въпреки че имейлите, изпратени в неделя следобед, имат по-добър процент на отговор, отколкото в натоварен работен ден, малко вероятно е те да предизвикат положителна реакция.

Zoom преумора, имейли, стрес: Три съвета да си върнете баланса на работа

Имейлите през уикенда са най-лоши - ако ви е грижа за психичното здраве на екипа

Технологиите все повече се намесват в живота на хората извън работния ден, а предишни проучвания показват, че служителите трудно се изключват от работен режим и изпитват тревога в неделя вечер, защото трябва да са винаги на разположение за връзка.

Д-р Матю Дейвис, доцент в бизнес колежа към университета в Лийдс, нарича явлението „техноинвазия“. Той обяснява пред Times, че то е „свързано с това, че хората се чувстват по-стресирани, по-малко удовлетворени от работата си и от баланса между професионалния и личния си живот“.

Д-р Лора Джордж, доцент в катедрата по психологически и поведенчески науки в Лондонското училище по икономика, повтаря в доклада си от 2021 г. за имейлите извън работното време, че те вероятно ще карат хората да се чувстват така, сякаш трябва да работят денонощно.

„Изпращачите подценяват колко стресиращи са имейлите извън работно време за получателите“, пише тя. „Казано по друг начин, когато гледаме входящата си поща като изпращачи, изглежда подценяваме въздействието, което нашето поведение извън работно време може да има върху благосъстоянието на другите.“

Пасивно-агресивните имейли рушат работната среда. Как да ги избягваме?

Но от проучването на Axios става ясно, че хората вероятно вече знаят, че изпращането на имейл в неделя вечер няма да се отрази добре на служителите или колегите, защото данните показват, че те обикновено избягват да го правят, освен в спешни случаи.

Въпреки бързата реакция, уикендът е най-непопулярното време за изпращане на имейли: Изследователите установяват, че имейлите, изпратени в събота и неделя, обикновено са „съществени съобщения“ и съставляват незначителните 2% от тези, изпратени през седмицата.

Имейл паника: Да четем ли служебната поща, когато сме в отпуск

Да бъде отворен и да бъде прочетен

В доклада се подчертава, че съществува риск имейлът да бъде отворен, но след това да бъде пренебрегнат поради раздразнението на служителите от времето, в което е изпратен.

„Прозорците за изпращане невинаги се равняват на тези за четене“, признават изследователите, като същевременно добавят, че процентът на служителите, отворили имейла, не отразява дали той е бил правилно прочетен или на него е било отговорено.

Как да избегнем най-често срещаните грешки в етикета на работното място

В крайна сметка мениджърите, които наистина се нуждаят от отговор на спешен имейл, трябва ясно да посочат това в темата на имейла.

„За да помогнем на другите да защитят благополучието си, е важно ясно да определим сроковете на нашите искания“, съветват експертите.

По същия начин тези, които изпращат неспешни имейли в неделя, също трябва ясно да го посочат, за да се възползват от бързия процент на отваряне, без да пречат на благосъстоянието на колегите си.