Това, което ви е довело донякъде, ще продължи да ви води до там - освен ако не спрете и не разберете защо се случва така. Същото важи и за проектите. Когато те излязат от релси, е изкушаващо да се съсредоточим върху най-спешното – отстраняването на непосредствените проблеми, за да се върнат нещата в правия път. Но ако не откриете първопричината и не я отстраните, просто създавате предпоставки за бъдещи неуспехи.

Провалените проекти са нещо повече от пропуснати крайни срокове или бюджети. Те подкопават доверието, изчерпват ресурсите и водят до неефективност. Възстановяването не е просто контрол на щетите, а възможност за пренареждане на приоритетите, укрепване на основите и изграждане на наръчник за устойчив успех. Преодоляването на първопричините по време на възстановяването дава тон за предотвратяване на подобни предизвикателства в цялото ви портфолио.

Защо се провалят проектите

На пръв поглед повечето неуспешни проекти се сблъскват с проблеми като неясни цели, лошо планиране, разширяване на обхвата или слабо финансиране. Но това са само симптоми на по-дълбоки проблеми. Спрявянето с тези първопричини не решава проблема, а само отлага следващия провал.

Например неясните цели често са резултат от несъответствие между тях и цялостната стратегия на организацията. Без ясна връзка със стратегическите приоритети екипите се затрудняват да измерват смислено успеха и ресурсите се разпиляват за работа с малък ефект.

6 начина да убиете ИТ културата в своята организация

По подобен начин лошото планиране често се корени в пропускането на критични стъпки по време на създаването на пътната карта на един проект, като например правилно приоритизиране на работата, включване на точните заинтересовани страни или оценка на наличните ресурси. Нереалистичните срокове, бюджети и разпределение на ресурсите може да изглеждат като основни проблеми, но те често са симптоми на по-дълбоки базови причини.

Отстраняването им създава верижен ефект, който позволява по-гладкото изпълнение на проектите и намалява вероятността от повтаряне на едни и същи грешки.

10 стъпки за гарантиране на успеха

Усилията за спасяване на един проект не само го пренастройват към неговите цели, но и разкриват системни проблеми, които биха могли да подкопаят други инициативи. Справяйки се с неотложната задача да върнете един проект в правия път, можете едновременно с това да се заемете с важната работа по изграждането на здрава основа за дългосрочен успех.

Специализираното издание CIO прави списък от 10 стъпки за успех:

1.         Избягвайте да обвинявате, но знайте как сте стигнали дотук. Започнете с честна оценка без обвинения. Става дума за факти, а не за вина. Какви решения (или липса на такива), грешни стъпки или външни фактори са допринесли за предизвикателствата. Попитайте защо, а след като получите отговор, попитайте защо се е случило. Повтаряйте този процес, докато не идентифицирате вероятната основна причина. Това ще ви помогне да се справите с неуспеха на текущия проект и да предотвратите повтарянето на същите грешки при бъдещи такива.

2.         Преразгледайте отново обяснението „защо“ на проекта. Всеки проект се нуждае от ясна цел: Защо е започнат този проект и какво положително въздействие е трябвало да се постигне с него? Преразглеждането на разбирането на екипа за целите на проекта може да помогне за пренасочване на усилията и възстановяване на ангажираността. Ако екипът на проекта не разбира как изглежда успехът, едва ли ще ви помогне да го постигнете.

Проблемът с бърнаута в ИТ екипите се задълбочава. Как да се справим с него?

3.         Изяснете възвръщаемостта на инвестициите. Преценете дали проектът може реално да осигури планираната възвръщаемост. Ако постигането на първоначалните цели вече не е осъществимо, може би е време да прецените дали проектът изобщо трябва да продължи.

4.         Определете дали първоначалните цели все още са валидни. Понякога проектите се отклоняват от пътя си, защото първоначално определените цели вече не са актуални. Екипът може да забележи това и да започне да променя фокуса си. Уверете се, че тези промени са оценени, за да се гарантира, че възвръщаемостта все още си заслужава инвестицията и е в съответствие с приоритетите на организацията.

5.         Включете всички. Потърсете обратна връзка от всички, които участват в проекта, а не само от основните заинтересовани страни. Понякога най-добрите прозрения идват от тези, които могат да погледнат по-широко или от нова перспектива.

6.         Направете го реалистичен. Уверете се, че новите ограничения на проекта (време, обхват, разходи) са разработени с всички заинтересовани страни, от които се очаква да свършат работата. Често проектите не разполагат с реалистични срокове, обхват и бюджет, когато започват, защото всички хора, необходими за проекта, не са били включени в процеса на планиране. Не правете тази грешка два пъти.

7.         Дръжте хората отговорни. Създайте модел на отчетност, който позволява на всеки активно да се ангажира писмено и устно с това, което ще изпълни, и да държи всеки публично отговорен за спазването на ангажиментите си.

8.         Спазвайте това, което казвате. Създайте значими последствия за неизпълнените ангажименти. Липсата на последствия подкопава авторитета на ръководството, както и отговорността на екипа.

9.         Действайте като ръководител. Понякога най-доброто решение е да спрете проваления проект. Нищо не пречи на организационния успех повече от това да се губят време и ресурси за инициативи, които вече не съответстват на стратегическите приоритети. Ако възвръщаемостта на инвестициите не е налице, ваша отговорност е да намалите загубите и да пренасочите ресурсите към инициативи, които осигуряват по-голямо въздействие.

10.     Отделете време, за да го направите правилно този път. Ако екипът на проекта е пропуснал важни стъпки по пътя си, сега е моментът да ги коригирате. Независимо дали става въпрос за разработване на солидна бизнес обосновка, изясняване на изискванията или създаване на реалистичен график, уверете се, че основата е здрава, преди да продължите напред. Но не спирайте дотук. Използвайте тази възможност, за да оцените други проекти, които са на дневен ред в организацията. Подгответе ги за успех, преди да се превърнат в следващите инициативи, които се нуждаят от спасяване.