В днешно време живеем в свят, в който работата, обучението и дори цели връзки протичат пред екрана. В резултат на това разочарованието и неразбирането между служителите са на рекордно високи нива, като дори и само тонът се разбира погрешно през почти половината време в имейлите, което води до безкрайни изгубени часове и завишени нива на безпокойство.

За добро или лошо дигиталната комуникация, независимо дали се случва по имейли или със съобщения в платформи като Slack, не ни позволява да виждаме непосредствената реакция на отсрещната страна, поради което търсим начини “учтиво” да изразим раздразнение. Ключовата дума е “учтиво,” но тя невинаги се възприема по този начин.

Ескспертът в тази сфера Ерика Дауан разказва пред CNBC кои са петте най-често срещани фрази, които служителите използват и които всъщност ги карат да изглеждат пасивно-агресивни и дребнави:

1. “Съгласно последния ми имейл...”

Какво означава всъщност това: “Не сте прочели наистина какво съм написал. Обърнете внимание този път!”

2. “За бъдещи справки ...”

Какво всъщност означава: “Позволете ми да поправя тази крещяща „грешка“, която вече знаехте, че е такава.”

3. “Пускам това най-отгоре в пощенската ви кутия...”

Какво означава всъщност: “Вие сте моят шеф (или служител). Това е третият път, в който ви моля. Искам това да се свърши.”

4. “Само да се уверя, че сме на една и съща страница ...”

Какво означава всъщност: “Ще играя на сигурно и ще се уверя, че всеки, който прегледа този имейл в бъдеще ще разбере, че съм бил прав през цялото време.”

5. “В бъдеще ...”

Какво означава всъщност: “Никога повече не прави това.”

Вероятно сте използвали някои от тези фрази без дори да осъзнавате, че може да бъде възприета като пасивно-агресивна. Или пък може те да са били насочени към вас, което също може да бъде разочароващо.

Дългото работно време убива 745 000 души годишно по светаДългото работно време убива стотици хиляди души всяка година, според Световната здравна организация (СЗО)

Правилният начин да изразите това, което имате предвид

Ето четири неща, които общуващите успешно хора правят:

1. Не отговаряйте на съобщения или имейли, когато сте ядосани или разстроени.

Това ще ви спести разминавания в общуването, загубата на време и съжаленията. Ако сте в такова състояние запазете имейла си като чернова и го прегледайте отново и изпратете, когато сте в по-добро настроение.

2. Приемайте, че подхождат към вас с добри намерения.

Вместо да сочите някой с пръст затова, че се е провалил, се поставете на негово място и си задайте въпроса “Какви са причините той/тя да допусне тази грешка?”

По-добре е кажете на хората точно от какво имат необходимост, за да предприемат действия. Понякога е необходимо добавянето само на кратка бележка, така че да не им се налага да се връщат назад и да четат предишната кореспонденция. Включването с “Ето какво искам от теб” или “Ето кои са свободните дати отново” е от полза.

3. Демонстрирайте съпричастност и вдъхвайте кураж

Заменете заповедните думи като “Направи това” с условни фрази като “Би ли могъл да направиш това?”. Когато предоставяте обратна връзка, започвайте съобщението си с израз на признателност, използвайки думи като “Благодаря ти за …” или “Отлична работа с …”

Ако вашият шеф или дори клиент ви изпрати пасивно-агресивен имейл, се противопоставете на подтика да изпратите още по-дребнав отговор. Принизяването на действията ви до неговото ниво само ще доведе до ескалация на напрежението и ще увеличи безпокойството.

4. Избягвайте да игнорирате хората

Трябва да отговорите на някого? Ето няколко неща, които да не забравяте:

- Ако можете да отговорите за 60 секунди или по-малко, отговорете незабавно.

- Ако е спешно, отговорете веднага или уведомете подателя, че работите по въпроса.

- Ако е нещо, което няма елемент на спешност не се напрягайте. Отделете си време за това, когато ви е удобно.

- Ако сте този, който чака отговор и в случай, че не трябва да го получите на момента, не забравяйте, че човекът отсреща може да е затрупан с работа. Ако изпратите последващ имейл два пъти и не получите отговор, преминете към различен канал на комуникация, като телефонно обаждане.