Незабавните съобщения, електронната поща, видеоразговорите и други цифрови инструменти до голяма степен са заменили личната комуникация на повечето работни места. Хората все повече се превръщат във виртуални комуникатори, а с това идва и нов набор от правила за успех в междуличностните отношения.

Рамката PING съдържа най-добрите практики за постигане на оптимални резултати, когато се разчита на технологиите за общуване.

Fast Company споделя пет ключови прозрения от новата книга на Андрю Бродски, професор по мениджмънт в McCombs School of Business към University of Texas at Austin, Ping: The Secrets of Successful Virtual Communication.

1. P - приемане на перспективата

При виртуално общуване е по-вероятно да възникнат погрешни тълкувания и недоразумения. Но това се дължи не само на често споменавания факт, че улавяме по-малко невербални знаци. На живо е трудно да забравите, че взаимодействате с човешко същество, защото то стои точно пред вас. Но когато гледате видео с размера на миниатюра, чувате само глас по телефона или виждате само думи в имейл, може лесно да забравите, че от другата страна на комуникацията ви е друг човек.

В резултат на това има тенденция хората да бъдат по-фокусирани върху себе си във виртуалното пространство, отколкото при лично общуване.

При виртуалната комуникация често можем да смятаме, че смисълът на дадено послание е бил ясен, но тъй като сме фокусирани върху себе си, когато общуваме зад екрана, не осъзнаваме, че човекът от другата страна няма предвид същия контекст. Това, което смятате за очевидно приятелски и подкрепящ имейл, може да се стори снизходително на вашия колега, ако той не е запознат с цялата информация като вас.

Как да поправите най-голямата грешка при служебна комуникация

Решението е да се спрете и да обмислите гледната точка на получателя, преди да изпратите или изговорите дадено виртуално съобщение. Една от доказаните в изследванията стратегии за това при текстовата комуникация е да прочетете на глас написаното с различен от желания тон, например саркастичен или ентусиазиран. Променя ли се драстично смисълът? Знанието, че гласът, който някой чува, когато чете съобщението, не е непременно същият, който сте чували вие, докато сте го съставяли, ще ви помогне да избегнете недоразуменията.

2. I - инициатива

През 2017 г. фестивалът Fyre се проваля. Той е рекламиран като предлагащ най-доброто от най-доброто в областта на храната, музиката, знаменитостите и дори заровено съкровище. Това, което посетителите всъщност намират на място, са претъпкани паркинги, мокри сандвичи със сирене в контейнери от стиропор и липса на тоалетни. Това невероятно разминаване между очакванията и реалността води до глоба от 26 млн. долара и затвор за организатора.

Във виртуалната комуникация често има разминаване между впечатленията и реалността. Помислете как тези разминавания могат да накарат човек, който работи невероятно усърдно, да изглежда като такъв с ниски резултати. Представете си, че сте ръководител с двама подчинени. От единия получавате всеки петък един-единствен имейл от пет параграфа за работата, която е свършил през седмицата. От другия получавате всеки ден имейл от няколко изречения, в който ви информира за задачите си. Кой от тях изглежда по-усърден?

Въпреки факта, че и двамата служители са изпратили абсолютно еднакво количество текстови съобщения, ако сте като повечето мениджъри, ще кажете, че служителят, който изпраща кратка актуализация от няколко изречения всеки ден, е по-усърден, защото изглежда така, сякаш вероятно работи ежедневно. Този, който изпраща по-дългата актуализация в петък, може би просто върши цялата си работа в края на седмицата. Ето защо важна стратегия във виртуалната комуникация е поемането на инициатива за показване на вашите усилия.

Независимо дали изпращате имейл на шефа си, докато работите от разстояние, или му изпращате незабавно съобщение от съседната стая, без да проявите подобна инициатива, се оказвате в капана „не се вижда, не се мисли“. За да покажете усилия и ангажираност, поемете инициативата да общувате по-често.

Освен това включването на камерата по време на срещи може да ви помогне да покажете, че присъствате физически и умствено. Тези малки стъпки увеличават вероятността хората, с които общувате, да възприемат работата ви като пиршество с омари от висок клас, а не като сандвич с мокро сирене от фестивала Fyre.

Три лесни стъпки да станете суперкомуникатор на работното място

3. N - невербално

Един канадски фермер си навлича неприятности, когато отговаря на текст на клиент за поръчка на ленено семе с емотикон вдигнат палец. Проблемът е, че клиентът си мисли, че вдигнатият палец означава, че поръчката е приета. Оказва се обаче, че фермерът още не е решил дали да я приеме. Съдът застава на страната на клиента, като заявява, че вдигнатият палец представлява правно обвързващо споразумение. Фермерът трябва да плати почти 62 000 долара.

Тук идва въпросът: „Трябва ли да се използват емоджита във виртуалната си комуникация?“. Отговорът не е прост, защото проучванията показват, че те могат да помогнат или да навредят в зависимост от ситуацията.

Не се фокусирайте толкова върху това кои сигнали са най-добри или най-лоши. По-скоро обръщайте внимание на начина, по който общува човекът отсреща и се превърнете в комуникационен хамелеон. Ако той изпълва текстовете си с емотикони и възклицателни знаци, не се притеснявайте да правите същото. Ако използва бизнес жаргон, последвайте примера му. Ако използва по-официален подход, може да ви е от полза да направите същото.

Проучванията установяват, че преговарящите, които имитират стила на поведение на партньора си в комуникацията, като използват сходни невербални действия, подобряват индивидуалните си резултати с 39%, а съвместните - с над 30%. Тези ефекти на подражанието се дължат на два фактора.

Първо, обикновено всички смятаме, че собственият ни стил на общуване е най-добрият, така че когато някой друг общува като нас, смятаме, че той го прави ефективно. Второ, ние се доверяваме на хора, които са подобни на нас, така че когато някой общува по начин, който ни е познат, сме склонни да му се доверим повече.

Няма нужда малките разговори да бъдат скучни - ето как да ги направите по-смислени

4. G - цели

Да насрочите среща или да изпратите имейл? Телефонът или видеото са по-добри за възстановяване на връзката със стари контакти? Кой е най-добрият режим, който да използвате, когато се срещате с някого за първи път? Твърде често хората подхождат необмислено към тези въпроси, като по подразбиране избират този режим, който е точно пред тях, без да обмислят последствията.

Авторът на книгата Ping: The Secrets of Successful Virtual Communication прави няколко проучвания, в които се открояват три основни извода.

Първо, ако сте автентични, тогава най-богатият начин на взаимодействие - лице в лице или видео - е най-добрият, тъй като той изглежда като най-голямо усилие и позволява на вашата автентичност да се набие на очи.

Ако трябва да се преструват, много хора избират електронната поща, но това е най-лошият избор, тъй като тя демонстрира най-малко усилия и изглежда най-неавтентична. Ако искате да изглеждате автентични, като същевременно прикриват скритите емоции, аудио взаимодействията са най-правилния подход.

След като определите целите на взаимодействието си, ще можете стратегически да изберете правилния начин и послание, за да подобрите резултатите и да избегнете ситуации, при които има риск да направите лошо впечатление.

Как да бъдете голямата звезда в малките разговори: 11 прости съвета

5. AI никога няма да замени човешкия контакт

Представете си, че получавате имейл със съчувствие от колега след смъртта на близък човек. Имейлът е с изразена подкрепа, но вие веднага разпознавате, че текстът е генериран от AI. В подобна ситуация със сигурност ще си помислите, че той не се интересува истински от вас, защото не е написал съобщението сам. Когато става въпрос за най-важните взаимодействия, няма заместител на човешкия контакт.

Изследователите са установили, че хората инстинктивно смятат всичко - от песни до рецепти и картини - за по-автентично, когато вярват, че е създадено от човек, а не от изкуствен интелект. Когато нещо е изработено от човешка ръка, то изглежда по-специално.

В огромното мнозинство от взаимодействията другите няма да могат да разберат, че сте използвали AI, за да създаде нещо от ваше име, но е достатъчен само един подобен случай. Тогава отсрещният човек ще постави под въпрос всяко едно виртуално взаимодействие, което сте имали с него, и ще се запита дали просто не сте възложили комуникацията си на външен изпълнител.

Има моменти, в които AI увеличава производителността, като например използването му като асистент за спомагателни аспекти на комуникацията - генериране на идеи, редактиране и обобщаване на разговори. Това може да освободи ценно време и умствена енергия за по-сложни и нюансирани взаимодействия. Но тъй като AI, заместващ човешката комуникация, става все по-често срещан, наличието на човешко присъствие вероятно ще се превърне във все по-важен сигнал за това колко цените взаимоотношенията си с хората отсреща.