Много организации приемат заетостта за напредък. Без ясни показатели за проследяване на въздействието върху бизнеса екипите по проекти често се съсредоточават върху изпълнението на задачите, без да разбират напълно как работата им допринася за по-широките бизнес цели.

Често новите ръководители поемат управлението на проекти в момент, в който те се сблъскват със закъснения и превишаване на бюджета. И въпреки усилията им нищо не се променя, тъй като основният проблем е, че наследените екипи са фокусирани върху това да са заети, а не върху постигането на бизнес резултати. Обучени да приоритизират „златния триъгълник“ - време, обхват и разходи - те забравят да измерват това, което наистина има значение. В резултат на това работата им е откъсната от стратегическите цели на компанията и проектите не успяват да осигурят реална стойност.

Когато ръководителите се придържат към проследяване на най-лесното - резултати като изпълнение на задачи, похарчени пари и общ напредък - те бъркат тези дейности с истинската бизнес стойност.

Силата на фокусирането върху резултатите

Преместването на фокуса върху бизнес резултати, съгласувани със стратегическите цели, е основният инструмент за отключване на стойност. Екипите трябва да бъдат научени да виждат по-голямата картина на тяхното бизнес въздействие. По този начин всеки проект се превръща в лост за постигане на ръст на приходите, намаляване на разходите и удовлетвореност на клиентите, а не просто в поредния списък със задачи.

Да бъдеш зает не означава, че проектът е успешен в осигуряването на бизнес стойност, но много екипи гордо действат точно така, което кара ръководителите да се чудят защо не се постигат резултати. Заетост не означава продуктивност. Всъщност заетостта пречи на продуктивността.

Необходима е фундаментална промяна в начина на мислене от заетост и изпълнение на задачи към постигане на резултати, което е в основата на всяка успешна трансформация. Проектите трябва да се съгласуват със стратегическите цели.

Тази промяна изисква преквалификация на проектните екипи от изпълнители на поръчки в това, което се нарича „лидери на въздействието“.

Специализираното издание CIO посочва четири стъпки това да се случи.

Да си в комфорт с идеята за провал: Лидерските принципи на Безос в Amazon

1. Приемете промяната в мисленето

Мениджърите на проекти често се наемат заради сертификатите си, което изпраща сигнал, че стойността им се състои в това да прилагат всеки инструмент, който са научили по време на обучението си, във всеки проект. Те вярват, че повече е по-добре.

Но усъвършенстването на резултатите не означава непременно постигане на бизнес цели. Те трябва да бъдат научени да започват с мисълта за целта - какъв е бизнес резултатът, който този проект ще постигне, и как изглежда успехът от тази гледна точка.

Успехът в управлението на проекти е свързан с постигането на резултати, които движат организацията напред. Всеки проект трябва да има силна бизнес обосновка с измерими, базирани на резултатите критерии за успех, а всички изпълнители трябва да бъдат фокусирани върху постигането на тези цели с всяко решение, а не просто да преследват резултати в рамките на златния триъгълник. В крайна сметка, ако е твърде трудно да се определят тези резултати, струва ли си проектът да се прави?

Въведете няколко ключови показателя като ръст на приходите и удовлетвореност на клиентите, които са пряко свързани с целите на компанията. Ако екипите прехвърлят фокуса си върху тях, те бързо ще разберат какво означава истински успех.

AI променя всички индустрии, а повечето бизнес лидери не са готови

2. Съобразете проектите със стратегическите цели

Често срещан проблем е, че проектните екипи губят представа за това как работата им се съгласува с по-широките цели на компанията. Ако те са наясно с това, веднага ще разберат, че са част от нещо много по-голямо от просто списък със задачи.

Много бизнес лидери смятат, че екипите им четат мисли. Те провеждат общи събрания, изпращат презентация и очакват всички да я разберат. Но месеци по-късно се изненадват, когато стратегията започва да им се изплъзва от ръцете.

Истината е, че всяка среща, имейл и разговор трябва да бъдат използвани като възможност за свързване на работата на екипа с резултатите, които са от значение. За да сте сигурни, че всичко е съгласувано от самото начало, отделете време, за да запознаете екипа си със стратегията, която често се разработва без негово участие. Една презентация не е достатъчна, за да се обясни отношението на вашите бизнес цели в ежедневната работа, категорични са специалистите.

Дори обновяването на софтуера има стратегическа цел, като например подобряване на времето за реакция на клиентските запитвания, което води до растеж. Когато хората разбират целта на своята работа, това създава мощен импулс. Те не просто обновяват софтуера, а развиват бизнеса.

Вечерните размисли за работа ви правят по-лоши лидери сутрин

3. Приоритизирайте проектите за максимално въздействие

Дори когато проектите са съгласувани със стратегическите цели, те пак могат да не носят желаната стойност, ако приоритетите не са ясни. Ако всички проекти се третират като първостепенни, в зависимост от това кого питат служителите, те ще започнат сами да решават какво да направят първо. Това създава хаос и нищо не се придвижва бързо напред. Никой не успява да свърши нищо, когато част от критичния ресурс разменя посоката си по цял ден. Когато всичко е важно, нищо не е важно, така че приоритизирайте. Това е от съществено значение за оцеляването на вашия бизнес.

4. Присъствайте и обсъждайте резултатите

Високопоставените бизнес лидери често правят грешката да преминават към следващата цел веднага след като предадат проектите на своите екипи, оставяйки тези проекти уязвими. Без лидер, който активно поддържа връзката на екипа със стратегията, засилва важността на неговата работа и присъства, за да отстранява пречките и да отговаря на въпроси, напредъкът се забавя.

Лидерите не могат да си позволят да изчезнат, след като проектът стартира - те трябва да останат ангажирани, за да осигурят динамика и успех. Когато един ръководител е по-достъпен, като редовно проверява и отстранява пречките, производителността и възвръщаемостта на инвестициите във всички проекти значително се подобрява, а екипите му са по-мотивирани да постигат резултати.