Всеки иска да се чувства сигурен и ценен. Чувството за сигурност повишава работоспособността, подобрява взаимоотношенията и цялостното благосъстояние на един човек, тъй като работата ни заема значителна част от живота ни и е от решаващо значение, за да се чувстваме добре на психологическо ниво.

В същото време, пише Fast Company, средностатистическият служител прекарва повече от една трета от работното си време в срещи, но често бизнес лидерите пренебрегнат нуждата да оптимизират максимално тези срещи.

Затова онлайн изданието посочва пет стъпки, с които един ръководител може да превърне работните срещи със служителите си в много по-приятно преживяване за тях, а оттам - да повиши производителността им.

1. Създайте общи правила за работа

Изграждането на сигурно пространство, в което всички се чувстват добре, започва още преди някой да влезе в стаята за срещи. Започнете със създаването на общи правила за участие.

Не е необходимо тези правила да са сложни. Съсредоточете се върху няколко ключови принципа, като например очакванията за включена камера по време на виртуална среща, изискванията на дневния ред и протокола за начина на говорене. В идеалния случай насоките трябва да дават приоритет на доброто самоусещане на участниците пред строгостта на работното място, за да се насърчи откритата комуникация и да се поощри емоционалната сигурност.

Искате да прочетат задължително имейла ви? Изпратете го в неделя Първото място на неделята се дължи отчасти на преминаването към хибридни работни графици след пандемията
Следването на универсални практики помага на членовете на екипа да знаят какво да очакват на всяка среща. Ако трима различни ръководители имат три различни подхода, служителите може да се почувстват несигурни как да действат, което води до нервност, стрес и липса на участие. Чрез установяването на правила за участие служителите знаят точно какво да очакват и могат да се подготвят по подходящ начин.

“Повтаряйте тези правила преди всяка среща, за да не допускате потенциално объркване. Насърчавайте членовете на екипа си да говорят един с друг. Служителите, които възприемат определено поведение или думи като вредни, трябва да се чувстват овластени да изразяват притесненията си директно пред своите колеги. Тази свобода създава по-здравословно, по-безопасно и по-отговорно работно място за всички”, категорични са от Fast Company.

2. Изпращайте бележки преди срещата

Случвало ли ви се е някой да постави среща в календара ви без никакъв контекст? Това е доста изнервящо, нали? Мениджърите трябва да подготвят служителите за дискусията с нещо повече от заглавие на срещата. Изпращането на дневен ред преди срещата със споделени теми за обсъждане трябва да бъде стандартна практика.

Тази информация помага на служителите да се чувстват психически подготвени за срещата. Предварителното познаване на дневния ред, особено когато става въпрос за неудобни теми, намалява емоционалните реакции. Служителите имат време да отработят непосредствените си чувства и да съберат мислите си.

Изпълнителните директори са в тежка криза на доверието от работницитеЛидерите не изпълняват основните очаквания, които хората имат към тях
“Предварителните бележки за срещите също така улесняват по-добрата комуникация и процеса на брейнсторминг по време на самите разговори. Много малко хора могат умело да генерират идеи под натиск. Получавайки точки за обсъждане преди срещата, служителите могат по-прецизно да обмислят предложенията си и да се почувстват уверени да споделят мислите си”, съветват още от изданието.

3. Слушайте активно и обмисляйте интонацията си

Служителите могат да разберат дали ги слушате активно. Те няма да се чувстват сигурни да споделят идеи, ако знаят, че мислите им ще бъдат игнорирани или пренебрегнати. Демонстрирайте своята ангажираност, като задавате уточняващи въпроси или перифразирате думите на говорещия. Открито заявявайте, че няма грешен отговор, и отговаряйте смислено и конструктивно на всяка подадена идея.

Освен това обръщайте внимание на начина, по който говорите, за да сте сигурни, че използвате уважителен и приобщаващ тон и език. Мениджърите трябва превантивно да идентифицират евентуално провокиращи или проблематични фрази, които да избягват.

4. Накарайте по-тихите гласове да се чуват по-ясно

Приносът на всеки е ценен. Положете усилия да привлечете по-тихите участници в разговора. Много хора не се чувстват комфортно да говорят пред другите, но с удоволствие биха допринесли, когато им се предостави пряка възможност.

Навикът да клюкарстваме с колеги остава и в хоум офиса Сегашната реалност обаче затруднява нормалните канали - шепот на терасата или бързи разговори край бюрото
Опитайте да вкарате в разговора по-тихите членове на екипа или директно им задавайте въпроси. Дори и да не се изкажат, признайте и оценете тяхното участие, за да изградите у тях увереност и чувство за принадлежност. Можете също така да си поговорите с тях на четири очи след срещата, когато те се чувстват по-удобно.

5. Обучете мениджърите да подхождат към всеки индивидуално

Всеки работи и мисли по различен начин. Един-единствен комуникационен подход няма да достигне ефективно до всички хора и да им даде възможност да се възползват от него. Обучавайте мениджърите си да разбират членовете на екипа си като личности. Като се съобразяват с комуникационните предпочитания, лидерите е по-вероятно да накарат служителите си да се чувстват сигурни.

Полезно е също така самите мениджъри да са наясно със собствената си комуникационна личност, за да могат да разработят ефективни стратегии за взаимодействие с другите.

Когато служителите се чувстват в безопасност да споделят идеите и мненията си, е по-вероятно да бъдат ангажирани и продуктивни. Определянето на очакванията за срещите, активното слушане, предоставянето на време за подходяща подготовка и разбирането на служителите като личности ще помогнат за превръщането на работните срещи в по-спокойно пространство за сътрудничество и креативност.