От десетилетия насам всевъзможни книги и статии предлагат съвети за подготовката, активното слушане, емоционалната регулация и фокусирането върху решения за по-ефективно справяне с трудните разговори в офиса.

Въпреки това мащабни проучвания показват, че мнозинството от служителите все още ги избягват, освен когато нямат избор.

Това е не само морално скъпо, но и икономически натоварващо, като всеки избегнат разговор се оценява на минимум 1 500 долара, допринасяйки за неангажираността и текучеството на служителите в дългосрочен план.

От Fast Company предлагат три стратегии, които могат да направят тези важни дискусии по-лесни за мениджърите и служителите на компаниите.

Слушайте, за да бъдете чути: Изкуството на перфектния разговор

Идентифициране на специфичните пречки

Трудните разговори се провеждат не само с ръководители и подчинени, но и между колеги и с отделите по човешки ресурси.

Темите им се различават значително в зависимост от ролята на участващите в тях лица. Например, докато ръководителите намират за трудно да предоставят обратна връзка за представянето и поведенческите проблеми на преките си подчинени по време на индивидуални срещи, техните преки подчинени намират тези теми за сравнително лесни за обсъждане с ръководителите си.

Докато повечето съвети за трудни разговори се фокусират върху подобряването на техниките за лична ангажираност – като подготовка, активно слушане и емоционална регулация, без ясно разбиране на специфичните пречки в разговорите, присъщи на различните взаимоотношения, въздействието на индивидуалните усилия е ограничено за облекчаване на трудните дискусии.

Как можем да направим нещо по-лесно, когато не разбираме напълно какво включва то?

Три лесни стъпки да станете суперкомуникатор на работното място

Организационно решение: Ръководителите трябва систематично да идентифицират темите, които се избягват или не се разглеждат в рамките на различни взаимоотношения, като например тези между подчинени и ръководители или колеги.

Ефективен, основан на данни метод е провеждането на проучвания или фокус групи, за да се открият основните проблеми, причиняващи затруднения в комуникацията, и да се разработят съобразени с тях интервенции.

Например, ако тези проучвания показват, че обменът на обратна информация е широко разпространено предизвикателство във всички ключови взаимоотношения, компаниите следва да преценят дали предоставят възможности за редовна оценка и да гарантират, че показателите за изпълнение са обективни и прозрачни.

Ако трудностите в разговорите са асиметрични, те трябва да проучат допълнително, вместо да прилагат универсално решение.

Как да поправите най-голямата грешка при служебна комуникация

Споделяне на обратна връзка с ръководството

Хората избягват разговори, които биха могли да накърнят самочувствието им, като например разглеждане на проблемите с представянето по време на индивидуални срещи с ръководителите.

Въпреки това, най-тревожните теми, които подчинените намират на срещите на четири очи с мениджърите си, е разглеждането на проблеми с представянето или поведението на техните началници.

На пръв поглед тази констатация може да изглежда необичайна, но след като се замислим, на много от нас тя може да се стори позната. Спомнете си кога сте били по-раздразнени от некомпетентността или лошото поведение на шефа си, отколкото от критиката към вашето представяне и отражението върху бонуса ви.

Неуспехът да се обърне внимание на възходящата обратна връзка, особено по отношение на представянето на началниците, носи значителни организационни последици.

„Чил“ общуването като бунт: Как да чуем какво ни казва Gen Z

Както се наблюдава в различни платформи на социалните медии, младшите служители често напускат, официално или тихомълком, от неудовлетвореност поради невъзможността да се противопоставят на некомпетентните си шефове.

Освен това липсата на надлежна възходяща обратна връзка неволно възпрепятства работата, тъй като възходящата обратна връзка е важен източник на информация за ръководителите, за да подобрят собственото си представяне.

Компаниите могат да обмислят организирането на контролни срещи на ръководителите или срещи на екипите, за да поискат информация от младшите служители. Искането на информация, особено на възходяща обратна връзка, е признат метод за осигуряване на психологическа безопасност - споделено убеждение в екипа, че изразяването на идеи, опасения и грешки няма да доведе до негативни последици.

Психологическата безопасност играе ключова роля в насърчаването на взаимното учене между мениджърите и служителите, както и в улесняването на трудните разговори и култивирането на култура на доверие в цялата компания.

7 неща, които психически силните хора никога не правят

Провеждане на обучение по комуникация за всички

В допълнение към организирането на официални механизми, като например 360-градусова обратна връзка, за редовно конструктивно споделяне на възходяща, низходяща и странична връзка със заинтересованите страни, е изключително важно компаниите да обучават служителите на ефективна комуникация.

Въпреки че индивидуалните усилия са важни, обучението гарантира, че трудните разговори се провеждат на общ език и в рамките на организационната рамка. Ако единият човек знае как да изслушва активно и да се фокусира върху решенията, но другият не е обучен, разговорът може да остане неудобен и тромав.

3 черти на добрите шефове, при които всеки иска да работи

Организационно решение: Съществуват множество ресурси, статии и книги, предлагащи умения и нагласи, необходими за ефективна комуникация на работното място. Ръководителите трябва да ги интегрират в своите постоянни системи за обучение, например като изискване за включване в работата или оценка на представянето.

За да разработят такива програми ефективно, компаниите трябва да вземат предвид основната цел и дефиниция на обратната връзка за изпълнението - т.е. споделяне на обратна връзка за изпълнението на задачите на другия (не за неговата личност, която не е свързана с работата), а с цел подобряване.

В много случаи при трудни разговори за изпълнението на работата се обръща внимание на обвиненията, вместо да се помогне на човека да се справи по-добре. По подобен начин много трудни разговори за конфликти остават фокусирани върху това кой е по-зле, вместо да ги накарат да работят заедно отново.

Следователно обучението по комуникация трябва да започне с изясняване на служителите на целта на всеки труден разговор: да бъде конструктивен и развиващ.

Как да управлявате офис конфликти без да сте мразен мениджър

Като се имат предвид нарастващите предизвикателства да бъдеш съвременен мениджър, които включват наблюдение на много трудни разговори, компаниите могат да организират допълнително обучение за мениджъри на средно ниво. Това ще даде възможност да интерпретират огромно количество данни и да определят приоритетни области за подобрение в съответствие с организационните стратегии.

Накратко, трудните разговори са предизвикателство, защото често са свързани с дискомфорт.

Психолозите насърчават хората да излязат от зоната си на комфорт, като участват в по-трудни разговори. Същият принцип се отнася и за дискусиите на работното място. Колкото повече нормализираме и участваме в тях, толкова по-добре се справяме.

Подкрепата на лидера е от решаващо значение в този процес, особено когато различните заинтересовани страни се колебаят да говорят поради липса на време, страх от отмъщение или липса на комуникационни умения.