Колко пъти ви се е случвало да сте на работна среща и да си мислите: „Всичко това можеше да бъде събрано в един прост имейл.“

Не сте сами.

Съвременната работна култура е залята от бързи контролни, ежедневни срещи, както и повтарящи се стратегически разговори, които просто отнемат от деня. Продължаваме да използваме бизнес практики отпреди 30 години, въпреки че технологиите ни позволяват да прескочим неудобствата и досадата от старите методи.

Съвременните бизнес инструменти ни позволяват да се движим експоненциално по-бързо и да вършим работа с по-малко координация и повече свобода от всякога. И вероятно мнозина се питат: Как би могло да се свърши нещо без срещи?

На този фон Пархам Джаги, основател на комуникационната платформа Agora, твърди в анализ за Built In, че повечето срещи са наистина безсмислени.

Офис жаргон: Коя е най-дразнещата фраза на работното място

Създателите искат да създават, без да се разсейват, а мениджърите искат да се срещат, за да обсъждат стратегията. Пол Греъм, основател на Y Combinator, нарича това разликата между графика на създателите и мениджърите. Идеята се свежда до това колко работа действително сте свършили в сравнение с това колко време прекарвате в разговори за работата.

За хедж фондовете, които изпълняват малък брой сделки годишно, има смисъл да прекарват много време в стратегически разговори. Но за тези от нас, чиято работа се състои от ангажиран и редовен продукт, провеждането на много срещи създава дълбока организационна неефективност и лична неудовлетвореност.

Но сега всеки е създател. Независимо дали пишете код в интегрирана среда за разработка или съставяте финансова прогноза в Excel, всички ние използваме слой софтуер, за да придвижим работата си напред. В свят, в който всеки е създател, прекомерните срещи ни забавят и ограничават гъвкавостта ни, твърди Джаги.

Възможно е да сме станали твърде ефективни и това да диктува старите практики. На този фон изкуствения интелект само ще засили този процес. Формираме обема на работата, която имаме, спрямо наличното време. Сега, когато разполагаме с повече време благодарение на повишената ефективност, има опасност да запълним пропуските в графика с повече срещи.

“Смятам, че понякога са необходими срещи, за да се съгласува стратегията, преди да се изпълни. Но те не трябва да стават рутина”, пише Джаги.

Компаниите могат да използват платформи като Slack за комуникация, като служителите ще са на разположение, когато наистина е необходимо. Това запазва 99 процента от работата асинхронна, което също така дава на екипите гъвкавост да изградят своите графици и живот така, както е най-добре за тях. Този стил на работа не е за всеки, но за правилния човек той е много необходима промяна.

Новият чатбот на Duolingo замести главния изпълнителен директор на среща с инвеститорите

Всичко е документирано и може да се търси

“Предпочитам един човек да прекара 20 минути в планиране на анализ, отколкото двама души да се срещнат за 15 минути. Работните бележки или съобщения отнемат по-малко време и са подходящи за съхранение на ключовата информация.

Няколко месеца по-късно можем да погледнем назад към тази бележка, за да си спомним оперативните предположения, които сме правили по това време. Налагането на култура на писане вместо срещи увеличава стойността на организацията с течение на времето, като поддържа комуникацията документирана и с възможност за търсене”, казва Джаги.

5 въпроса, които всеки успешен лидер задава на екипа си

Има ясно разграничение между силните и слабите играчи

Иновативните лидери общуват добре, работят бързо и са безмилостни. Често работата с тях е плашеща, тъй като тяхната летва за съвършенство е по-висока от тази на другите. Но в много предприятия има и такива, които се оправдават, забавят напредъка и не изпълняват задачите си навреме.Културата без срещи създава ясно разделение между двата типа служители или началници.

Ще се изненадате колко лесно е да се види разделението, когато работата се оценява единствено въз основа на комуникацията и ефективността. Това се случи по време на пандемията, когато работата се измести към дистанционна среда. Освен изброеното, персоналът успя да се наслади на гъвкавостта, която този комуникационен модел позволява.

По-целенасочени, по-малко самотни: Защо служителите Z предпочитат офиса

Методът има и своите недостатъци

Провеждането на по-малко срещи налага повече самостоятелна мисъл. Ръководството може да взема важни решения и да ги съобщава след това. Това е подобно на традиционната работна култура, без срещите, водещи само до присъди и резултати. Това оказва по-голям натиск върху ръководството да предаде точно, чрез писмена комуникация, поредицата от предположения, които са влезли в дадено решение.

По-малко структура в ежедневния работен процес

Без календар на срещите има по-малко структура за служителите. Това може да бъде добро или лошо, в зависимост от характера на човека. По-малко структура предполага и трудности при управлението на личния график, тъй като всъщност не знаете кога трябва да сте онлайн или не.

Като цяло това може да бъде недостатък на работата от разстояние. Влизането в офис дава на служителите ясно определено време за дейност. Работата от вкъщи без срещи в календара може да доведе до по-малко ясно разделение между работата и личния живот.

Кафе с колеги, а после работа от вкъщи - нова тенденция в трудовия процес

Трудно е да се развиват лични взаимоотношения

Без срещи е трудно да се изгради лична връзка и междуличностни отношения. Това прави работата по-скоро транзакционна. Въпреки това екипът ви е точно това - не е вашето семейство, подчертава Джаги.

Най-добрите междуличностни отношения се изграждат на основата на доверие и уважение, а не на симпатия. Силните играчи искат да бъдат приятели с други като тях.

Независимо от пътя, който сте избрали за своя бизнес, важно е постоянно да преоценявате бизнес практиките. Лесно е да се задоволим с начина, по който се случват нещата сега, но имайте предвид, че технологиите ни позволяват да работим по-бързо от всякога, за да развиваме компаниите си. Въпросът е да намерите правилния баланс, който работи за вас.