Идеята да бъдем 100% ефективни през 100% от работния си ден в офиса винаги е била утопия.

Нуждаем се от паузи, а работата с други хора означава, че се нуждаем и от допълнително време и пространство, за да реализираме това сътрудничество.

Но често пъти необходимата почивка или взаимодействие могат да се превърнат в губене на излишни часове, което ви кара да се чувствате разочаровани и демотивирани, пише Fast Company.

И така, как да определите кога прекарвате твърде много време в дадена област и след това да елиминирате това разхищение на енергия, за да имате време за най-важното?

Отговорите дава Елизабет Грейс Сондърс, професионален треньор по управление на време и автор на книгите Divine Time Management и How to Invest Your Time Like Money.

Шест навика на креативните личности

Индентифицирайте проблема

Понякога знаете кое или какво точно краде времето ви. Просто трябва да сте честни със себе си и да се заемете с него.

• Нужно ли е всеки път да проверявате електронната си поща, когато се появи индикатор за ново съобщение?

• Мислите ли, че може да изгледате само едно видео в YouTube, а „в следващата секунда“ да осъзнаете, че сте изгледали 10?

• Колко често изпращате нещо бързо на най-добрия си приятел, което винаги се превръща в 20-минутен чат?

Запишете си това, което вече знаете, че отнема повече време през деня ви.

TikTok е любимата социална мрежа за губене на време

Една от най-лесните следващи стъпки е да разгледате автоматичното наблюдение, което вече е въведено в телефона ви. Повечето телефони могат да предоставят седмичен отчет за това в кои приложения сте били най-дълго. Може да си мислите, че не скролвате толкова в Instagram, но данните да имат друга история за това.

Можете също така да настроите автоматични отчети за използването на компютъра ви, ако установите, че това е проблем в допълнение към телефона ви.

Друг полезен съвет е личното проследяване на времето, при което можете да записвате къде го разхищавате в продължение на поне два дни, но ако искате да направите по-задълбочен анализ, документирайте го една седмица. Това може да стане на хартия, в документ на Excel или с помощта на инструменти като Toggl или Timeular.

Ако изпълните тези стъпки, ще започнете да получавате ясна представа къде свръхинвестирате време и да предприемете действия.

5 безплатни приложения за Windows, които ще ви спестят много време

Елиминиране на време

Известно време пред екрана може да бъде приятна психическа почивка.

Но ако отделяте повече от 30 минути за екрана през работния ден, които не попадат в свободните паузи като обедната почивка, тогава вероятно прекарвате твърде много време в тази категория.

Ако не можете да се справите със социалните медии или новинарските сайтове, поставетеопция на устройството си, така че да сте напълно блокирани от гледането им извън определеното време и да нямате възможност да отмените избора.

Можете също така да добавите към списъка с блокирани сайтове за онлайн пазаруване или сайтове за телевизия или филми.

Ако работите от вкъщи и сте геймър, помислете дали да не блокирате контролерите си в кутия с определено време, така че да не можете дори да си помислите за преминаване на следващото ниво.

Проучване: 84% от Gen Z гледат сериали в работно време

Неефективна комуникация

В допълнение към времето пред екрана, неефективната комуникация може да отнеме много време в работния ви ден.

Според професионалния треньор на време, това е един от най-сериозните фактори за губене на време сред хората, които работят много по-дълго, отколкото биха искали.

Като начало, може да намалите или премахнете всички планирани срещи, които всъщност не е необходимо да се провеждат. В много случаи вместо среща е достатъчен имейл. В писмена фора за по-малко от минута може да сканирате целта на разговора и да решите дали си заслужава среща, без да прекъсвате работния си процес.

Все пак, внимавайте и с това, тъй като електронната поща и други асинхронни инструменти за комуникация като IM или Slack могат да отнемат много повече време, ако им позволите.

Един от най-добрите начини е да определите време, в което да влизате в системата и да отговаряте на всички нови съобщения, например в началото, средата и края на работния ден. Ако това не е допустимо, поне си дайте няколко времеви прозореца през деня, за да свършите целенасочена работа, като изключите известията и ако е необходимо, да поставите режим „Не ме безпокойте“.

Служебен имейл в неделя: Капан или опция за успешен понеделник

Дезорганизация

Последната категория за губене на време през работния ви ден е обикновената дезорганизация.

Започнете с план: Превърнете ежедневното и седмичното планиране в ритуал, така че да сте наясно с приоритетите и винаги да знаете какво следва. Но ако това е непосилно за начало, поне запишете трите най-важни задачи за деня. Това действие може драстично да увеличи напредъка ви във времето.

Използвайте енергията си: Ако сте сутрешна персона, целенасочено блокирайте този часови пояс за срещи, прекарвайте минимално време в електронна поща и първо свършете най-трудните си задачи.

Ако едва се събуждате до 10 ч. сутринта, направете обратното. Започнете бавно да отговаряте на другите и да провеждате няколко срещи, а след това блокирайте 15 ч. и по-късно за собствената си работа.

Ако не успеете да организирате задачите си според енергийните си нива, може да останете разочаровани, защото имате време, но не и умствен капацитет да свършите тежката работа.

Страх, скука или бунт – открийте защо имате навик да отлагате и го превърнете в действие

Организирайте пространството: Трябва да можете да намерите това, което ви трябва и когато ви трябва. Ако физическата или електронната дезорганизация ви кара да губите излишно време в търсене на неща, отделете малко, за да се подредите.

Понякога това се изразява в няколко часа в почистване на бюрото и подреждане на нещата. Друг път е най-добре да работите по няколко документа или папки на ден, докато постигнете достатъчна организираност.

Следвайки тези съвети, можете значително да намалите загубата на време, а спечеленото да инвестирате в това, което е най-важно за вас, допълва професионалистът.